Ratgeber · Stand September 2026

Verfahrens­dokumentation: Was dein Kassenanbieter liefert und was du selbst schreibst

Für deine Kasse brauchst du eine Verfahrensdokumentation. Der Kassenanbieter liefert davon nur einen Teil, den über sein System. Wer bei dir stornieren darf und wie das Kartentrinkgeld ans Team kommt, weiß nur dein Betrieb. Auch das gehört hinein.

Was die GoBD verlangen

Was das Finanzamt erwartet, steht in den GoBD, einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 28. November 2019. Es wurde im März 2024 und im Juli 2025 geändert, die Randziffern zur Verfahrensdokumentation sind dabei gleich geblieben.

Nach Rz. 151 braucht jedes DV-System, also jedes System zur Datenverarbeitung, eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Verfahrens vollständig und schlüssig hervorgehen. Ein sachverständiger Dritter, etwa ein Betriebsprüfer, muss sie in angemessener Zeit nachprüfen können. Wie sie im Einzelnen aussieht, hängt davon ab, wie vielschichtig dein Betrieb und seine Organisation sind und welches System du einsetzt. Ein Club mit drei Bars und zwölf Kassen braucht mehr als ein Café mit einem Tablet am Tresen.

Dass deine Kasse in der Cloud läuft, ändert daran nichts. Kassensysteme sind nach Rz. 20 DV-Systeme, egal ob du Hard- und Software selbst betreibst oder in einer Cloud nutzt. Verantwortlich bist allein du, auch wenn du Aufgaben an Dritte wie Steuerberater oder Rechenzentrum abgibst (Rz. 21).

Die vier Teile und wer sie schreibt

Nach Rz. 153 besteht eine Verfahrensdokumentation in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation. Wer welchen Teil schreibt, legen die GoBD nicht fest. Die Muster-Verfahrensdokumentation des Fachverbands DFKA geht von dieser Aufteilung aus:

Auch die Teile vom Hersteller gehören in deine Verfahrensdokumentation. Das Muster sieht vor, dass du sie dort einbindest.

Was vom Hersteller kommt

In der Regel liefert der Anbieter die technische Systemdokumentation, die Bedienungsanleitung und die Angaben zur TSE. Dazu kommen Protokolle darüber, wann das Programm oder seine Einstellungen geändert wurden. Bei einer Kassen-Nachschau kann der Prüfer die Verfahrensdokumentation samt Informationen zur TSE verlangen, also Bedienungs- und Programmieranleitungen und Protokolle über durchgeführte Programmänderungen (AEAO zu § 146b Nr. 5).

Bei vielen Cloud-Kassen legst du neue Artikel und Benutzer selbst in der Verwaltung an. Auch solche Einrichtungsschritte sind nach dem DFKA-Muster zu dokumentieren. Die Unterlagen zur Kassenprogrammierung sind nach dem Bundesfinanzhof Organisationsunterlagen im Sinne von § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO und dürfen auch elektronisch aufbewahrt werden (Beschluss vom 23. Februar 2018, X B 65/17). In dem Fall hatte das Finanzgericht eine Schätzung vor allem darauf gestützt, dass ein Friseur für seine PC-Kasse keine Programmierprotokolle vorgelegt hatte. Er trug vor, sein System protokolliere jede Änderung unveränderbar. Der BFH hob das Urteil auf und verwies die Sache zurück, damit das geprüft wird. Einfacher ist es, wenn du weißt, wo dein System das Änderungsprotokoll ablegt, und es dem Prüfer zeigen kannst.

Was du selbst beschreibst

Deine Abläufe kennt kein Hersteller. In der Gastronomie gehören vor allem diese Punkte in deinen Teil:

• Betrieb und Geräte: Standorte, Stationen und welche Kasse wo steht. Nach dem Merkblatt Kassenführung des Landesamts für Steuern Niedersachsen sind für jedes System Einsatzort und Einsatzzeitraum zu protokollieren, getrennt für jedes Gerät. Wandert ein Tablet vom Biergarten an die Hauptbar, hältst du das fest.
• Rechte und Zuständigkeiten: welche Rolle welchen Zugang hat, wer stornieren, Rabatte geben oder Preise ändern darf und wer den Tagesabschluss macht. Zugriffsrechte und Funktionstrennung gehören zum internen Kontrollsystem, und dessen Beschreibung ist Teil der Verfahrensdokumentation (GoBD Rz. 100 und 102).
• Stornos: wann sie erlaubt sind, wer sie freigibt und ob ein Grund angegeben wird.
• Kassenabschluss: wer zählt, wie Wechselgeld und Kellnerbörsen behandelt werden, ob ein Zählprotokoll entsteht und was bei einer Differenz passiert.
• Trinkgeld: ob es bar in ein Glas geht oder mit der Karte gezahlt und später ausgezahlt wird, wer es verteilt und wie es vom Kassenbestand getrennt bleibt. Das Merkblatt zählt Trinkgeldregelungen zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen. Trinkgeld, das du als Inhaber selbst bekommst, gehört laut Merkblatt zu deinen umsatzsteuerpflichtigen Erlösen.
• Kürzel: Nutzt ihr Abkürzungen, etwa „PV“ für Personalverzehr, muss ihre Bedeutung eindeutig festliegen (§ 146 Abs. 3 Satz 3 AO) und sich aus der Verfahrensdokumentation ergeben (GoBD Rz. 149).
• Ausfall: Fällt die Kasse aus, etwa bei einem Stromausfall, darfst du währenddessen auf Papier aufzeichnen. Die Ausfallzeit dokumentierst du und belegst sie, wo möglich, zum Beispiel mit der Reparaturrechnung (AEAO zu § 146 Nr. 2.1.6). Fällt nur die TSE aus, hältst du Zeitraum und Grund fest, das darf auch automatisch durch das System geschehen (AEAO zu § 146a Nr. 1.14.1). Für Cloud-Kassen sieht das DFKA-Muster außerdem Angaben zum Ausfall der Internetleitung und zu den Verträgen mit dem Cloud-Anbieter vor. Beschreibe, wer entscheidet, dass auf Papier gebucht wird, und wo die Vordrucke liegen.
• Kassen-Nachschau: wer den Prüfer empfängt, wenn du nicht da bist. Mitwirken muss dann, wer über alle wesentlichen Zugriffs- und Benutzungsrechte an der Kasse verfügt, soweit er das rechtlich und tatsächlich kann (AEAO zu § 146b Nr. 4).

Für dein Team sieht das DFKA-Muster eine Kassieranweisung vor, die jeder nach der Einweisung bestätigt, per Unterschrift oder als Teil des Arbeitsvertrags. So kann die neue Aushilfe nachlesen, was für sie gilt.

Versionen und Aufbewahrung

Die Dokumentation muss für die ganze Aufbewahrungsfrist dem Verfahren entsprechen, das in der Praxis tatsächlich lief, einschließlich der eingesetzten Programmversionen (Rz. 154). Änderungen müssen sich historisch nachvollziehen lassen. Dafür reicht es, wenn du sie versionierst und eine Änderungshistorie führst. Führst du im März eine Freigabe für Stornos ein, entsteht eine neue Fassung mit Datum, und die alte bleibt erhalten.

Das gilt auch für den Teil des Herstellers. Ändert dein Anbieter seine Dokumentation nach einem Update, brauchst du für die Zeit davor weiterhin die alte Fassung. Frag nach, ob er die Versionen vorhält, oder leg dir jede Fassung selbst ab.

Die Verfahrensdokumentation zählt zu den Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO, so ordnet sie auch das Merkblatt Kassenführung ein. Dafür gilt eine Frist von zehn Jahren (§ 147 Abs. 3 AO). Nach Rz. 154 läuft die Frist außerdem nicht ab, solange die Unterlagen noch aufbewahrt werden müssen, zu deren Verständnis sie nötig ist. Die Fassung, nach der 2026 kassiert wurde, bewahrst du also mindestens so lange auf wie die Kassendaten aus 2026.

Das DFKA-Muster schlägt eine Aufteilung vor, die das Pflegen leichter macht: ein Hauptteil, der selten geändert wird, und Anlagen für das, was sich oft ändert, etwa Zuständigkeiten oder Softwareversionen. Wechselt die Schichtleitung, tauschst du nur die Anlage aus.

Was passiert, wenn sie fehlt

Nach Rz. 155 ist eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann, solange Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht leiden. Das hilft dir aber nur, wenn der Prüfer auch ohne Dokumentation versteht, wie deine Kasse arbeitet. Kann das Finanzamt deine Einnahmen nicht ermitteln, muss es sie schätzen (§ 162 Abs. 1 AO).

Bei einer Kassen-Nachschau kommt etwas hinzu. Kannst du Betriebsanleitung oder Protokolle nachträglicher Programmänderungen nicht vorlegen, kann das nach dem Anwendungserlass schon Anlass zur Beanstandung sein. Der Prüfer kann dann ohne Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergehen (§ 146b Abs. 3 AO, AEAO zu § 146b Nr. 6).

Muster als Startpunkt

Du musst nicht bei null anfangen. Der Deutsche Fachverband für Kassen- und Abrechnungssystemtechnik (DFKA) stellt eine Muster-Verfahrensdokumentation für Kassenanwender kostenlos als Word-Datei bereit. Sie enthält Formulierungsvorschläge, eine Kassieranweisung, eine Anweisung für die Kassen-Nachschau und ein Beiblatt zur TSE.

Zum Herunterladen gibt es die Version 2.0 von August 2020, spätere Änderungen an Gesetzen und Erlassen fehlen darin. Gleiche die Verweise mit deinem Steuerberater ab und füll das Muster mit deinen echten Abläufen. Nach Rz. 154 muss die Dokumentation dem Verfahren entsprechen, das bei dir tatsächlich läuft. Ein Muster, das du unverändert übernimmst, beschreibt deinen Betrieb nicht.

So hilft XoAlpha

Die Verfahrensdokumentation zum System, also den Teil des Herstellers, findest du in der Verwaltung unter Herstellerdokumente, das Änderungsprotokoll ebenfalls in der Verwaltung. Unter POS → Prüferexport lädst du den DSFinV-K-Export für jeden abgeschlossenen Tag und die TSE-Daten als TAR-Dateien herunter, unter POS → TSE-Archiv liegt das monatliche, unveränderbare TSE-Archiv. Rechte vergibst du je Modul, Rolle und Standort, und wer keine Storno-Berechtigung hat, schickt eine Anfrage, die du freigibst oder ablehnst. Eine Storno-Regel aus deinem Teil der Dokumentation kannst du so auch im System einstellen. Diesen Teil mit deinen Abläufen vor Ort, Zuständigkeiten, Trinkgeldregeln und Notfällen schreibst und pflegst du selbst, und auch die Aufbewahrung deiner Unterlagen bleibt bei dir.

Dieser Artikel gibt den Stand von September 2026 wieder und ersetzt keine Beratung durch Steuerberater oder Anwalt.