Ratgeber · Stand September 2026

Kassen­abschluss: Was nach dem letzten Gast noch zu tun ist

Nach dem letzten Gast zeigt die Kasse den Tagesumsatz, in der Schublade liegt das Bargeld. Ob beides zusammenpasst, zeigt erst das Zählen. Fehlen am Ende fünf Euro, kommt es darauf an, was du dann aufschreibst.

Was das Gesetz verlangt

Nach § 146 Abs. 1 Satz 2 AO sind Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festzuhalten. Die Einnahmen hält eine elektronische Kasse von selbst fest, weil sie jeden Bon einzeln aufzeichnet und über die TSE absichert (§ 146a Abs. 1 AO). Ausgaben aus der Kasse musst du dagegen selbst erfassen, grundsätzlich noch am selben Tag. Holt jemand während der Schicht für 12,40 Euro Limetten und bezahlt aus der Kasse, gehört das samt Kassenzettel noch heute in die Aufzeichnungen.

Dazu kommt die Kassensturzfähigkeit. Kassenaufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass ein sachverständiger Dritter jederzeit den Soll-Bestand mit dem Ist-Bestand vergleichen kann. So steht es im Anwendungserlass zur Abgabenordnung (AEAO), der Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums, zu § 146 Nr. 3.4, gestützt auf ein BFH-Urteil vom 20. September 1989 (X R 39/87). Nach dem AEAO zu § 146b Nr. 1 gehört dieser Soll-Ist-Abgleich zur Nachprüfbarkeit jeder Form von Kassenaufzeichnung. Bei einer Kassen-Nachschau kann der Prüfer deshalb verlangen, dass das Bargeld gezählt wird.

Was passiert, wenn das nicht gelingt, zeigt ein Urteil des Bundesfinanzhofs vom 15. April 2026 (X R 14/24). Bei einem Imbiss hatte die Außenprüfung unter anderem zahlreiche Privateinlagen ohne Herkunftsnachweis gefunden, und nach dem Kauf einer Registrierkasse lagen nicht für alle Öffnungstage Z-Bons vor. Den täglichen Bargeldbestand konnte niemand mehr nachprüfen, das Finanzamt schätzte. Der BFH hält fest, dass in Betrieben mit vorwiegend Bargeschäften Mängel der Kassenführung die gesamte Buchführung in Frage stellen können. Das Urteil des Finanzgerichts hob er nur wegen der gewählten Schätzungsmethode auf. Dass geschätzt werden durfte, war nicht mehr im Streit.

Was der Kassenabschluss ist

Die Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K) beschreibt den Kassenabschluss als Zusammenfassung aller Geschäftsvorfälle einer Kasse für einen bestimmten Zeitraum. Er soll den gezählten Bargeldbestand rechnerisch abbilden und die einzelnen Bons mit der Summe verbinden, die in die Buchhaltung geht. Weil er damit die Funktion eines Buchungsbelegs hat, sind auch seine Daten digital zu speichern. Jeder Abschluss bekommt eine fortlaufende Nummer, die sich nicht zurücksetzen lässt. Z-Bon oder Z-Bericht heißt meist die Zusammenfassung dieses Abschlusses, ob gedruckt oder als Datei.

Nach der DSFinV-K kann ein Abschluss einmal oder mehrmals am Tag erstellt werden und darf über Mitternacht reichen. Bei einem Club, der um sechs Uhr morgens schließt, kann also ein einziger Abschluss die ganze Nacht abdecken. Am einfachsten wird der Abgleich, wenn du nach jedem Betriebstag abschließt und dann auch zählst.

Viele Kassen erzeugen den Export für die Prüfung nach der DSFinV-K erst nach einem Kassenabschluss. Ein Tag ohne Abschluss fehlt dann im Export.

Bist du buchführungspflichtig, führst du für Bargeld außerdem ein Kassenbuch (AEAO zu § 146 Nr. 1.4).

Soll und Ist abgleichen

Der Soll-Bestand ist das Geld, das laut Aufzeichnungen in der Kasse liegen müsste. Du beginnst mit dem Wechselgeld vom Schichtbeginn, rechnest die Bareinnahmen dazu und ziehst ab, was bar hinausging. Ein Beispiel für eine Bar am Freitagabend:

Kartenzahlungen gehören nicht in diese Rechnung. Gleich ihre Summe aber mit dem Tagesabschluss deines Kartenterminals ab. Eine Kartenzahlung, die versehentlich als bar gebucht wurde, sieht beim Zählen aus wie ein Fehlbetrag.

Musst du Scheine und Münzen einzeln auflisten? Für den Kassenbericht der offenen Ladenkasse verlangt der BFH kein solches Zählprotokoll (Beschluss vom 16. Dezember 2016, X B 41/16). Der AEAO zu § 146 Nr. 3.3 übernimmt das, fügt aber an, dass es den Nachweis des Zählens erleichtert. Für die elektronische Kasse schreibt keine der hier ausgewerteten Vorschriften eines vor. Das Landesamt für Steuern Niedersachsen empfiehlt im Merkblatt Kassenführung für die offene Ladenkasse trotzdem ein Zählprotokoll am Tagesende, weil es die Beweiskraft stärkt.

Wechselgeld, Entnahmen und Einlagen

Jede Bewegung von Bargeld, die kein Verkauf ist, braucht eine eigene Aufzeichnung. Der AEAO zu § 146a Nr. 1.10.2 nennt als solche Geschäftsvorfälle unter anderem Privatentnahme, Privateinlage, Wechselgeld-Einlage, Lohnzahlung aus der Kasse und Geldtransit. Erfasst du sie in der Kasse, werden sie als Eigenbeleg über die TSE abgesichert, genau wie ein Bon (AEAO zu § 146a Nr. 2.2.3.6.1).

Bringst du nach Feierabend die Einnahmen in den Tresor oder zur Bank, ist das Geldtransit. Nimmst du Geld für private Zwecke heraus, ist es eine Privatentnahme. Leerst du die Kasse abends ganz, beginnt der nächste Tag mit einem Anfangsbestand von null, und die 300 Euro Wechselgeld, die morgens aus dem Tresor kommen, werden als Geldtransit erfasst. Bekommt die Aushilfe einen Vorschuss bar aus der Kasse, ist das eine Lohnzahlung. Zahlst du dem Team Kartentrinkgeld bar aus, verlässt ebenfalls Geld die Kasse. Die DSFinV-K hat dafür einen eigenen Geschäftsvorfall, Trinkgeld an Arbeitnehmer. Als Beispiel nennt sie genau diesen Fall: Trinkgeld, das mit der Rechnung unbar gezahlt wurde.

Nach dem Merkblatt aus Niedersachsen ist jede Einlage und Entnahme aufzuzeichnen. Im Imbiss-Fall des BFH gehörten Privateinlagen ohne Herkunftsnachweis zu den Feststellungen der Außenprüfung. Wer abends 200 Euro aus eigener Tasche in die Kasse legt, weil das Wechselgeld knapp ist, bucht also eine Einlage und schreibt dazu, woher das Geld kommt.

Kellnerbörsen

Bei Kellnerbörsen kassiert jede Servicekraft mit eigener Geldbörse und rechnet am Ende der Schicht ab. Bei einem Kassensturz kann der Prüfer den gesamten betrieblichen Bargeldbestand zählen lassen, so steht es im Merkblatt aus Niedersachsen. Kellnerbörsen nennt es nicht ausdrücklich, nach diesem Wortlaut gehören die Einnahmen darin aber dazu.

Klär deshalb, wem das Wechselgeld in der Börse gehört. Ein Fachanwalt für Steuerrecht der Beratungsgesellschaft Acconsis unterscheidet zwei Fälle: Stellt der Betrieb das Wechselgeld, gehört es zum Kassenbestand. Bringt die Servicekraft eigenes mit, gehört es nach seiner Einschätzung nicht dazu. In beiden Fällen rät er, den Anfangsbestand jeder Börse täglich festzuhalten, weil sonst die Grundlage für einen Kassensturz fehle. Das ist die Einschätzung einer Kanzlei, keine Vorschrift.

Bei der Abrechnung zählt jede Servicekraft ihre Börse gegen ihren Bericht aus der Kasse. Stimmt der Betrag nicht, wird die Differenz festgehalten, bevor irgendjemand sie ausgleicht.

Offene Tische vor dem Abschluss

Bestellungen an einem offenen Tisch sind nach der DSFinV-K noch kein Geschäftsvorfall und fließen nicht in den Kassenabschluss ein. Hat der Gast schon bar bezahlt und niemand hat den Tisch geschlossen, liegt sein Geld in der Schublade, fehlt aber im Soll. Beim Zählen sieht das aus wie ein Überschuss und am nächsten Tag, wenn der Tisch nachträglich kassiert wird, wie ein Fehlbetrag. Geh deshalb vor dem Abschluss die offenen Tische durch. Zahlt ein Gast wirklich erst später, buchst du das so, wie deine Kasse es für offene Rechnungen vorsieht.

Wenn die Kasse nicht stimmt

Kleine Differenzen passieren, etwa wenn beim Herausgeben ein falscher Schein in der Hand liegt. Die DSFinV-K kennt dafür einen eigenen Geschäftsvorfall, die Differenz zwischen Soll und Ist. Mit ihm wird die Abweichung protokolliert, egal ob Fehlbetrag oder Überschuss, und im Kassenbuch oder in deinen sonstigen Aufzeichnungen näher erläutert. Nachweise über Abweichungen beim Soll-Ist-Vergleich zählt das Merkblatt aus Niedersachsen zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen.

Glätte die Kasse nicht. Füllst du einen Fehlbetrag still aus der eigenen Tasche auf, ist das eine Einlage ohne Aufzeichnung, steckst du einen Überschuss ein, eine Entnahme ohne Aufzeichnung. Der Bestand stimmt dann, aber die Aufzeichnungen sind nicht mehr richtig und vollständig, wie § 146 Abs. 1 Satz 1 AO es verlangt. Änderst du stattdessen den gezählten Betrag nachträglich, kommt § 146 Abs. 4 AO dazu: Der ursprüngliche Inhalt einer Aufzeichnung muss feststellbar bleiben.

Such vor dem Buchen die Ursache, etwa eine als bar gebuchte Kartenzahlung, einen offenen Tisch oder Geld, das ohne Buchung hinausging. Findest du den Grund, schreib ihn dazu. Häufen sich Differenzen an einer Kasse oder bei einer Person, geh dem Muster nach.

Wie eine Differenz steuerlich zu behandeln ist, etwa ob ein Überschuss als Umsatz zählt, hängt nach der DSFinV-K vom Einzelfall ab. Das klärst du mit deinem Steuerberater. Ob du einen Fehlbetrag vom Personal zurückverlangen darfst, ist eine arbeitsrechtliche Frage, die dieser Artikel nicht beantwortet.

So hilft XoAlpha

In XoAlpha rechnet jeder Kassierer mit Anfangsbestand, Zählung und eigener Abrechnung ab, den Z-Bericht findest du im Kassenabschluss als PDF und Excel. Einlagen, Entnahmen und Zählungen erfasst du im Kassenbuch mit Beleg und Kategorie, Entnahmen mit Zweck wie Privat, Bank oder Geschäftsausgabe, und Korrekturen laufen als Gegenbuchung statt als Löschung. Offene Tische siehst du vor dem Abschluss live im Browser. Jeder abgeschlossene Tag wird für den DATEV-Export gebucht und cent-genau gegen den Z-Bericht geprüft, den DSFinV-K-Export für jeden abgeschlossenen Tag lädst du in der Verwaltung unter POS → Prüferexport herunter. Zählen und Differenzen aufklären bleibt bei dir und deinem Team. Die Regeln für Wechselgeld und Kellnerbörsen legst du selbst fest.

Dieser Artikel gibt den Stand von September 2026 wieder und ersetzt keine Beratung durch Steuerberater oder Anwalt.