Ratgeber · Stand September 2026

Cloud-TSE oder TSE-Box: So funktioniert die Sicherheits­einrichtung deiner Kasse

Jede elektronische Kasse in Deutschland muss durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt sein, kurz TSE. Ob sie als Stick an der Kasse steckt oder beim Anbieter in der Cloud läuft, merkst du im Service kaum. Der Unterschied zeigt sich, wenn etwas schiefgeht oder du die Kasse wechselst.

Was das Gesetz verlangt

Wer mit einer elektronischen Kasse arbeitet, muss jeden Vorgang einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnen (§ 146a Abs. 1 Satz 1 AO). Die Erleichterung für Barverkäufe an viele unbekannte Kunden gilt dann nicht (§ 146 Abs. 1 Satz 3 und 4 AO). Jedes Pils am Tresen steht als eigene Zeile in den Kassendaten.

Geschützt werden diese Aufzeichnungen durch die TSE (§ 146a Abs. 1 Satz 2 AO). Details regeln die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) und die Vorgaben des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Wer seine Kasse nicht oder nicht richtig durch eine TSE schützt, riskiert ein Bußgeld bis 25.000 Euro (§ 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 5, Abs. 6 AO). Eine allgemeine Kassenpflicht gibt es derzeit nicht. Mit offener Ladenkasse brauchst du keine TSE.

Was die TSE bei jedem Bon macht

Sobald die Kellnerin an Tisch 7 die ersten zwei Aperol bongt, startet die Kasse eine Transaktion in der TSE (§ 2 KassenSichV). Das Sicherheitsmodul legt Beginn und Ende des Vorgangs fest, vergibt eine fortlaufende Transaktionsnummer und einen Signaturzähler und erzeugt Prüfwerte. Die Uhrzeit kommt also aus der TSE, nicht aus dem Tablet. Nachträgliche Änderungen fallen so auf, ebenso Lücken in der Nummernfolge (Anwendungserlass zu § 146a AO, kurz AEAO, Nr. 1.12.3 und 1.15.1).

Abgesichert werden auch offene Bestellungen und abgebrochene Belege (Nr. 1.11.1). Ein späterer Storno ist ein eigener Geschäftsvorfall (Nr. 1.10.2), der ursprüngliche Bon bleibt in den Daten (§ 146 Abs. 4 AO). Bei einer Kassen-Nachschau übergibst du die TSE-Daten als TAR-Dateien und die übrigen Kassendaten im Format der DSFinV-K (Nr. 1.13 und 2.3).

Hardware-TSE und Cloud-TSE: Wo liegt der Unterschied?

Rechtlich sind beide gleichwertig, beide brauchen ein Zertifikat des BSI. Dessen Kennung und die Seriennummer der TSE gehören in deine Meldung ans Finanzamt (AEAO zu § 146a Nr. 1.16.2.2).

Die Hardware-TSE steckt als USB-Stick oder Speicherkarte in der Kasse oder in einem angeschlossenen Gerät. Sie arbeitet ohne Internet, ist aber ein Bauteil, das kaputtgehen oder ablaufen kann. Bei der Cloud-TSE steht das Sicherheitsmodul im Rechenzentrum des Anbieters, die Kasse schickt jeden Vorgang über das Internet dorthin.

Warum du das Ablaufdatum deiner TSE kennen solltest

Eine TSE hat zwei Laufzeiten. Die Zertifizierung des Produkts gilt laut BSI üblicherweise acht Jahre. Das Enddatum steht beim BSI auf der Seite des jeweiligen Zertifikats.

Dazu kommt das Zertifikat in der TSE, mit dem sie signiert. Bei Hardware-TSE gilt es nach Angaben der Handwerkskammern meist fünf, teils bis zu sieben Jahre, gerechnet ab Herstellung und nicht ab Kauf. Danach sichert die TSE nichts mehr ab und muss getauscht werden. Die ersten Hardware-TSE wurden im Dezember 2019 zertifiziert, seit Ende 2024 erreichen die ersten Geräte ihr Ablaufdatum. Prüf das Datum mit deinem Kassendienstleister, bevor die Kasse an einem Samstagabend nicht mehr signiert.

Bei der Cloud-TSE kümmert sich der Anbieter zentral um die Zertifikate. Frag trotzdem nach, ob sich dabei die Seriennummer der TSE ändert. Die steht auf jedem Beleg und in deiner Meldung.

Was gilt, wenn die TSE ausfällt?

Freitagabend, die Bar ist voll, der Router hängt. Eine Cloud-TSE kann jetzt nicht signieren. Der AEAO unterscheidet beim Ausfall der TSE nicht danach, ob der Stick defekt ist oder die Leitung fehlt. Es gilt:

• Ausfallzeit und Grund werden dokumentiert, das kann die Kasse automatisch erledigen (AEAO zu § 146a Nr. 1.14.1).
• Betrifft der Ausfall nur die TSE, darfst du weiter kassieren (Nr. 1.14.3).
• Der Gast bekommt trotzdem einen Beleg, auf dem der Ausfall erkennbar ist, etwa an der fehlenden Transaktionsnummer (Nr. 1.14.2 und 1.14.3).
• Die Ursache musst du unverzüglich beheben (Nr. 1.14.4).

Ob deine Kasse ohne Verbindung überhaupt weiterbucht, hängt vom System ab. Manche drucken Belege mit Ausfallvermerk, andere schließen ohne Netz keinen Vorgang ab. Frag das vor dem Kauf.

Streikt nur der Bondrucker, musst du die Kasse weiter nutzen. Bis zur Reparatur entfällt nur der Beleg (Nr. 2.7). Fällt die ganze Kasse aus, etwa bei Stromausfall, darfst du auf Papier ausweichen. Dann gelten die Regeln der offenen Ladenkasse. Die Ausfallzeit dokumentierst du und belegst sie, soweit möglich, zum Beispiel mit der Rechnung für die Reparatur (AEAO zu § 146 Nr. 2.1.6). Ein Block hinter dem Tresen, auf dem die Aushilfe Beginn und Ende des Ausfalls und jeden Verkauf notiert, ist ein einfacher Notfallplan.

Beleg: Papier, QR-Code oder E-Mail

Zu jedem Verkauf stellst du dem Gast direkt beim Bezahlen einen Beleg aus (§ 146a Abs. 2 AO). Mitnehmen muss er ihn nicht, und einen liegengelassenen Bon musst du nicht aufbewahren (AEAO zu § 146a Nr. 2.5.8). Auf den Beleg gehören unter anderem Transaktionsnummer, Signaturzähler, Prüfwert und die Seriennummern von Kasse und TSE (§ 6 KassenSichV).

Statt auf Papier darfst du den Beleg mit Zustimmung des Gastes elektronisch in einem standardisierten Format ausgeben (§ 6 KassenSichV). Die Zustimmung braucht keine besondere Form (Nr. 2.5.3). Den Bon nur auf dem Kassenbildschirm zu zeigen, reicht nicht. Der Gast muss ihn mitnehmen können, etwa per QR-Code oder E-Mail (Nr. 2.5.4 und 2.5.6). Seit dem 1. Februar 2026 dürfen die Pflichtangaben auch im strukturierten Teil einer E-Rechnung stehen, etwa bei der Firmenfeier auf Rechnung (§ 6 Satz 2 Nr. 3 KassenSichV).

Befreien kann dich nur das Finanzamt auf Antrag im Einzelfall, die Kosten der Belegausgabe allein reichen dafür nicht (§ 146a Abs. 2 Satz 2 AO, § 148 AO, AEAO Nr. 2.5.9).

Kassenwechsel: Was mit der alten TSE passiert

Seit 2025 meldest du deine Kassen über Mein ELSTER oder eine passende Software ans Finanzamt (§ 146a Abs. 4 AO). Ältere Kassen mussten bis 31. Juli 2025 gemeldet sein, seit dem 1. Juli 2025 hast du für Anschaffung und Außerbetriebnahme einen Monat Zeit (BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024). Jede Meldung enthält alle Kassen einer Betriebsstätte, jeder Standort bekommt eine eigene (AEAO zu § 146a Nr. 1.16.1.4). Hängen mehrere Geräte an einer TSE, zählt jedes einzeln (Nr. 1.16.2.4). Kassieren drei Kellner mit je einem Handgerät am Tisch, stehen also drei Geräte in der Meldung. Reine Bestellgeräte ohne Kassenfunktion meldest du nicht (Nr. 2.6).

Nimmst du die alte Kasse am 15. Januar außer Betrieb, muss das bis zum 15. Februar gemeldet sein. Auch ein gestohlenes oder zerstörtes Tablet gilt als außer Betrieb genommen (Nr. 1.16.1.2). Für die neue Kasse zählt das Datum der Anschaffung, bei Miete oder Leasing der Beginn der Bereitstellung (Nr. 1.16.2.6).

Vorher sicherst du den TSE-Export als TAR-Dateien und den DSFinV-K-Export der alten Kasse. Danach dürfen die Daten auf der TSE gelöscht werden (AEAO zu § 146a Nr. 1.15.2). Die Exporte müssen aber bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist lesbar und maschinell auswertbar bleiben (§ 147 Abs. 2 AO). Für Aufzeichnungen sind das zehn Jahre, für Buchungsbelege acht, gerechnet ab Ende des Kalenderjahres (§ 147 Abs. 3 und 4 AO). Bei einer Cloud-TSE klärst du vor der Kündigung, wie lange du noch an die Exporte kommst, und lädst sie rechtzeitig herunter.

Tauschst du nur die TSE und behältst die Kasse, ist die Lage unklar. Das Gesetz knüpft die Meldung an Anschaffung und Außerbetriebnahme der Kasse (§ 146a Abs. 4 Satz 2 AO). Nach der Handreichung des Zentralverbands des Deutschen Handwerks vom Mai 2026 musst du einen reinen TSE-Tausch derzeit nicht melden, einzelne Handwerkskammern halten eine Meldung aber für nötig. Frag im Zweifel deinen Steuerberater. Die Verfahrensdokumentation passt du in jedem Fall an, den alten Stick hebst du nach Empfehlung von Verband und Kammern zehn Jahre auf.

Was sich gerade ändert

Am 23. September 2026 hat das Bundeskabinett einen Gesetzentwurf beschlossen. Danach soll die Pflicht zum Papierbon ab 2028 wegfallen. Der Beleg käme digital, Papier gäbe es nur noch auf ausdrücklichen Wunsch des Gastes. Ebenfalls ab 2028 soll eine Kassenpflicht ab 100.000 Euro Gesamtumsatz im Jahr gelten, ausgenommen Betriebe mit weniger als 12.000 Euro Barumsatz. Bundestag und Bundesrat haben noch nicht entschieden, bis dahin gilt die heutige Rechtslage.

So hilft XoAlpha

XoAlpha nutzt die zertifizierte Cloud-TSE von fiskaly, eine TSE-Box vor Ort gibt es nicht. Den DSFinV-K-Export für jeden abgeschlossenen Tag und die TSE-Daten als TAR-Dateien lädst du selbst in der Verwaltung herunter, unter POS → Prüferexport. Zusätzlich sichert XoAlpha jeden Monat TSE- und DSFinV-K-Export unveränderbar im TSE-Archiv, auch diese Dateien lädst du dort herunter. Die Angaben für die Meldung in Mein ELSTER zeigt die Verwaltung auf der TSE-Seite, die Verfahrensdokumentation zum System liegt unter Herstellerdokumente. XoAlpha arbeitet online, einen Offline-Modus gibt es nicht: Ohne Internetverbindung schließt die Kasse keine Vorgänge ab. Eine stabile Leitung am Standort gehört deshalb zu den Voraussetzungen, dazu empfehlen wir eine Ersatzleitung über Mobilfunk, etwa eine Ersatz-SIM-Karte im Router. Wie du eine Unterbrechung überbrückst und dokumentierst, klärst du am besten vorher mit deinem Steuerberater. Netzwerk und Geräte vor Ort verantwortest du selbst; beim Einrichten helfen wir auf Wunsch als kostenpflichtige Zusatzleistung, die wir vorher mit dir abstimmen. Die Exporte für deine Aufbewahrung lädst du selbst herunter; nach dem Vertragsende hast du dafür noch 30 Tage Zeit. Bei dir bleiben die Meldung deiner Kassen ans Finanzamt, der Teil der Verfahrensdokumentation zu deinen Abläufen vor Ort und die Aufbewahrung deiner Unterlagen.

Dieser Artikel gibt den Stand von September 2026 wieder und ersetzt keine Beratung durch Steuerberater oder Anwalt.