Ratgeber · Stand September 2026

Kassen­nachschau: Wenn das Finanzamt ohne Termin am Tresen steht

Die Kassennachschau kündigt sich nicht an. Das Finanzamt darf in den Betrieb kommen, während geöffnet ist oder gearbeitet wird, in die Kassendaten schauen und verlangen, dass das Bargeld gezählt wird. Ob der Besuch kurz bleibt oder in eine Außenprüfung übergeht, hängt stark davon ab, was du oder deine Schichtleitung in diesem Moment vorlegen könnt.

Was darf der Prüfer?

Nach § 146b AO dürfen Amtsträger des Finanzamts ohne Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung deine Geschäftsräume betreten, während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten. Geprüft wird, ob Kasseneinnahmen und -ausgaben ordnungsgemäß aufgezeichnet sind und ob die Kasse so eingesetzt wird, wie § 146a Abs. 1 AO es verlangt. Bei einem Club kann das Samstag um zwei Uhr nachts sein. Wird schon oder noch gearbeitet, etwa morgens beim Vorbereiten in der Küche, darf der Prüfer auch außerhalb der Öffnungszeiten kommen (AEAO zu § 146b Nr. 3).

Oft hat er sich vorher schon umgesehen. Nach dem Anwendungserlass zur Abgabenordnung (AEAO zu § 146b Nr. 4) dürfen Prüfer die Kasse im Gastraum ohne Ausweis beobachten und Testkäufe machen, die Nachschau selbst kann an einem anderen Tag folgen. Der Gast, der am Tresen zwei Bier bar bezahlt und auf den Bon achtet, kann schon dazugehören.

Sobald der Prüfer ins Büro will oder Unterlagen und Auskünfte verlangt, muss er sich ausweisen. Notiere dir Name und Finanzamt. Durchsuchen darf er nichts, Unterlagen fotografieren oder scannen dagegen schon (AEAO zu § 146b Nr. 3 und 6).

Bist du nicht da, wendet sich der Prüfer an die Person mit den wesentlichen Zugriffsrechten an der Kasse, meist die Schicht- oder Betriebsleitung. Sie muss dann mitwirken, soweit sie das rechtlich und tatsächlich kann (AEAO zu § 146b Nr. 4). Deshalb sollte deine Schichtleitung am Freitagabend wissen, wo was liegt.

Was will der Prüfer sehen?

Nach § 146b Abs. 2 AO musst du auf Verlangen Aufzeichnungen, Bücher und die für die Kassenführung wichtigen Organisationsunterlagen vorlegen und Auskünfte geben. Elektronische Daten darf der Prüfer einsehen oder verlangen, dass du sie über die einheitliche digitale Schnittstelle oder auf einem Datenträger bereitstellst. Die Kosten dafür trägst du.

Der Anwendungserlass nennt konkret die Verfahrensdokumentation zur Kasse samt Angaben zur TSE, Bedienungs- und Programmieranleitungen sowie Protokolle über Programmänderungen (AEAO zu § 146b Nr. 5). Wann du Preise geändert oder eine neue Cocktailkarte angelegt hast, sollte sich also nachvollziehen lassen. Das Landesamt für Steuern Niedersachsen zählt in seinem Merkblatt auch Änderungslisten zu den aufzubewahrenden Unterlagen.

Die Kassendaten lieferst du als Export nach der DSFinV-K, die TSE-Daten im Format ihrer eigenen Schnittstelle. Viele Systeme erzeugen diesen Export erst nach einem Kassenabschluss, der laufende Abend fehlt darin also oft noch. Dazu kommen die Tagesabschlüsse (Z-Berichte).

Außerdem kann der Prüfer nach eigenem Ermessen einen Kassensturz verlangen (AEAO zu § 146b Nr. 1). Dann wird das Bargeld gezählt und mit dem Bestand verglichen, den deine Aufzeichnungen ausweisen. Er kann den gesamten betrieblichen Bargeldbestand zählen lassen, also auch die Einnahmen in den Geldbörsen deiner Kellner. Wechselgeld, Umsatz und das Trinkgeld des Personals sollten deshalb klar getrennt sein. Ein Zählprotokoll am Tagesende ist keine Pflicht, das Landesamt für Steuern Niedersachsen empfiehlt es aber.

Geben die Feststellungen Anlass dazu, kann der Prüfer ohne Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergehen und muss dich darauf schriftlich hinweisen (§ 146b Abs. 3 AO). Ist die Kassenführung nicht ordnungsgemäß, kann das Finanzamt schätzen. Wer vorsätzlich oder leichtfertig die Kasse nicht wie vorgeschrieben verwendet oder nicht richtig durch die TSE schützt und dadurch ermöglicht, dass Steuern verkürzt werden, riskiert ein Bußgeld bis 25.000 Euro (§ 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 und 5, Abs. 6 AO).

Hast du deine Kassen beim Finanzamt gemeldet?

Seit dem 1. Januar 2025 läuft die Meldung nach § 146a Abs. 4 AO über ELSTER, vorher war die Pflicht ausgesetzt. Gemeldet werden unter anderem Art der TSE, Anzahl der Geräte, Seriennummern und Anschaffungsdatum. Wirksam ist die Meldung grundsätzlich nur elektronisch, über das Formular in „Mein ELSTER“ oder über eine Software mit ERiC-Schnittstelle (AEAO zu § 146a Nr. 1.16.1). Das darf auch dein Steuerberater erledigen.

Nach dem BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024 mussten Kassen, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, bis zum 31. Juli 2025 gemeldet sein. Wer das versäumt hat, sollte es jetzt nachholen. Seit dem 1. Juli 2025 meldest du neue und ausgemusterte Kassen innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme. Als Außerbetriebnahme zählt auch, wenn ein Gerät gestohlen wird, endgültig kaputtgeht oder dauerhaft einem anderen Standort zugeordnet wird. Gemietete und geleaste Geräte zählen mit.

Du meldest pro Betriebsstätte, und jede Meldung muss alle Kassen dieses Standorts enthalten, auch wenn sich nur ein Gerät geändert hat. Hängen mehrere Geräte an einer TSE, meldest du jedes einzelne (AEAO zu § 146a Nr. 1.16.2.4). Bucht dein Service mit fünf iPads über eine Cloud-TSE, sind das nach diesem Wortlaut fünf Geräte. Als Bauform der TSE wählst du im Formular dann „Cloud“.

Wo es bei der Nachschau oft hakt

Verfahrensdokumentation fehlt oder ist lückenhaft

Nach den GoBD braucht jedes System eine Verfahrensdokumentation, die dem entspricht, was im Betrieb tatsächlich passiert, mit versionierten Änderungen (GoBD Rz. 151 bis 154). Den technischen Teil liefert meist dein Kassenanbieter. Deine Abläufe beschreibst du selbst, etwa wer stornieren darf, wie Trinkgeld behandelt wird und was passiert, wenn Internet oder TSE ausfallen. Fehlt die Dokumentation, ist das allein noch kein Grund, die Buchführung zu verwerfen, solange alles nachvollziehbar bleibt (Rz. 155). Fehlen aber Bedienungsanleitung oder Protokolle zu Programmänderungen, kann das schon eine Beanstandung und den Übergang zur Außenprüfung auslösen (AEAO zu § 146b Nr. 6).

Trainingsbuchungen im laufenden Service

Trainingsbuchungen sind erlaubt, laufen aber über die TSE und müssen in der DSFinV-K als Training gekennzeichnet sein, echte Zahlungen dürfen dabei nicht stattfinden. Die DSFinV-K sagt offen, warum: In vielen Prüfungsfällen wurden Trainingsbediener genutzt, um Bareinnahmen nicht zu erfassen. Lässt du die neue Aushilfe am Freitagabend im Trainingsmodus neben dem echten Service buchen, entsteht genau dieses Bild. Arbeite sie lieber vor der Öffnung ein.

Offene Tische nach Feierabend

Deine Kasse sichert jede Bestellung über die TSE ab. Bleibt ein Tisch über den Tagesabschluss offen, stehen signierte Bestellungen im System, zu denen es noch keinen Beleg gibt. Das muss später sauber zusammenpassen, denn Bestellungen, die sich keinem Beleg zuordnen lassen, nennt das Landesamt für Steuern Niedersachsen als häufige Beanstandung in der Gastronomie. Heikel wird es, wenn der Gast längst bar bezahlt hat und niemand den Tisch geschlossen hat. Dann liegt Geld in der Kasse, das im Z-Bericht fehlt. Kassier deshalb vor dem Abschluss alle Tische ab. Zahlt ein Stammgast wirklich erst morgen, buchst du das so, wie deine Kasse es für später zahlende Gäste vorsieht.

Stornos, die sich häufen

Stornieren ist erlaubt. § 146 Abs. 4 AO verlangt, dass der ursprüngliche Inhalt einer Aufzeichnung feststellbar bleibt, deshalb wird gegengebucht statt gelöscht. Auffällig werden Muster, etwa viele Stornos nach dem Rechnungsdruck, gehäuft bei einem Kellner. Hilfreich ist, wenn jeder mit eigenem Kassenschlüssel bucht und zu jedem Storno einen Grund angibt, auch wenn das Gesetz Letzteres nicht ausdrücklich verlangt. Stornos nach dem Rechnungsdruck sollte die Schichtleitung freigeben.

Checkliste für den Ernstfall

• Du und deine Schichtleitung wisst, wie ihr den DSFinV-K-Export und den TSE-Export zieht, und ein leerer USB-Stick liegt im Büro.
• Die Verfahrensdokumentation ist aktuell, auch dein eigener Teil, und Bedienungsanleitung und Änderungsprotokolle sind griffbereit.
• Die Z-Berichte der letzten Tage liegen vor, am besten mit Zählprotokollen.
• Die Meldung in „Mein ELSTER“ enthält alle Geräte je Standort, und Änderungen meldest du innerhalb eines Monats.
• Ein Kassensturz ist jederzeit möglich, Wechselgeld, Kellnerbörsen und Trinkgeld sind sauber getrennt.
• Vor dem Tagesabschluss sind alle Tische kassiert, trainiert wird außerhalb des Service.
• Wer abends die Verantwortung hat, kennt den Ablauf und die Nummer deines Steuerberaters.

Was sich ab 2028 ändern könnte

Das Bundeskabinett hat am 23. September 2026 einen Gesetzentwurf beschlossen. Betriebe ab 100.000 Euro Jahresumsatz sollen ab 2028 eine elektronische Kasse nutzen müssen, ausgenommen sind Betriebe mit weniger als 12.000 Euro Barumsatz im Jahr. Statt des Papierbons soll es ab 2028 einen digitalen Beleg geben, Papier nur noch auf Wunsch des Gastes. Nach dem Referentenentwurf vom August 2026 dürfte außerdem jedes Finanzamt eine Kassennachschau machen, in dessen Bezirk du eine Kasse nutzt, etwa bei einem Event in einer anderen Stadt. Verabschiedet ist das Gesetz noch nicht, Details können sich ändern.

So hilft XoAlpha

XoAlpha signiert Belege über die zertifizierte Cloud-TSE von fiskaly, eine TSE-Box vor Ort gibt es nicht. Bei einer Nachschau lädst du in der Verwaltung unter POS → Prüferexport selbst den DSFinV-K-Export der abgeschlossenen Tage und die TSE-Daten als TAR-Dateien herunter. Der laufende Abend kommt mit dem Kassenabschluss dazu. Im Kassenabschluss siehst du für jeden Tag, ob die Daten bei fiskaly angekommen sind, und findest die Z-Berichte als PDF und Excel. Die Verfahrensdokumentation zum System liegt unter Herstellerdokumente, das Änderungsprotokoll ebenfalls in der Verwaltung. TSE-Daten und DSFinV-K werden zusätzlich jeden Monat unveränderbar archiviert. Damit deine Schichtleitung die Exporte ziehen kann, braucht sie einen Verwaltungszugang mit Leserecht für die Kasse. Offene Tische und jede Stornierung siehst du live im Browser, und wer keine Storno-Berechtigung hat, schickt eine Anfrage, die du freigibst oder ablehnst. Die Meldung deiner Kassen ans Finanzamt, der Teil der Verfahrensdokumentation zu deinen Abläufen vor Ort und die Aufbewahrung deiner Unterlagen bleiben bei dir.

Dieser Artikel ersetzt keine Beratung durch Steuerberater oder Anwalt.