Ratgeber · Stand September 2026

Personalessen: Wenn die Küche vor dem Service fürs Team kocht

Um halb fünf steht das Personalessen auf dem Pass, die Bar stellt Wasser und Cola dazu. Für dich gehört das zum Betrieb. Für das Finanzamt ist ein kostenloses Essen Arbeitslohn in Form eines Sachbezugs und meist auch ein Umsatz, auf den Umsatzsteuer fällt. Wie viel Steuer am Ende anfällt, hängt stark davon ab, was dein Mitarbeiter zuzahlt und wie du das Essen bewertest.

Die Sachbezugswerte 2026

Für Mahlzeiten, die du deinem Team arbeitstäglich in deinem Betrieb gibst, zählt grundsätzlich nicht der Preis auf der Karte, sondern der amtliche Sachbezugswert aus der Sozialversicherungsentgeltverordnung (§ 8 Abs. 2 Satz 6 EStG, R 8.1 Abs. 7 Nr. 1 LStR). § 2 Abs. 1 SvEV setzt für 2026 einen Monatswert von 345 Euro fest. Für einzelne Tage rechnest du mit einem Dreißigstel davon (§ 2 Abs. 6 SvEV). Das BMF hat die Tageswerte mit Schreiben vom 29. Dezember 2025 bekannt gegeben.

2025 lag das Mittag- oder Abendessen noch bei 4,40 Euro. Für 2027 liegt dem Bundesrat schon die nächste Änderung vor (Drucksache 503/26 vom 3. September 2026). Danach sollen Mittag- und Abendessen je 141 Euro im Monat wert sein und das Frühstück 73 Euro, das sind 4,70 und 2,43 Euro pro Tag. Der Bundesrat muss noch zustimmen.

Was dein Mitarbeiter zahlt, wird abgezogen

Arbeitslohn entsteht nur, wenn und soweit der Preis, den dein Mitarbeiter einschließlich Umsatzsteuer zahlt, unter dem Sachbezugswert liegt (R 8.1 Abs. 7 Nr. 3 LStR, § 2 Abs. 5 SvEV). Zahlt dein Koch 2 Euro für sein Mittagessen, sind 2,57 Euro Arbeitslohn. Zahlt er 4,57 Euro oder mehr, gibt es nichts zu versteuern. Isst eine Vollzeitkraft an 20 Schichten im Monat umsonst zu Abend, kommen 91,40 Euro Sachbezug zusammen.

Die 50-Euro-Freigrenze für Sachbezüge hilft hier nicht. Sie gilt nur für Vorteile, die mit dem üblichen Endpreis bewertet werden (§ 8 Abs. 2 Satz 1 und 11 EStG). Mahlzeiten mit Sachbezugswert werden nach Satz 6 bewertet.

Pauschal versteuern mit 25 Prozent

Gibst du arbeitstäglich Mahlzeiten im Betrieb umsonst oder verbilligt ab, kannst du die Lohnsteuer darauf pauschal mit 25 Prozent erheben (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 EStG). Voraussetzung ist, dass das Essen nicht als Teil des Lohns vereinbart ist. Die Pauschalsteuer übernimmst du als Arbeitgeber (§ 40 Abs. 3 EStG). Bei den 91,40 Euro aus dem Beispiel sind das 22,85 Euro im Monat, dazu 1,25 Euro Solidaritätszuschlag (§ 3 Abs. 1 Nr. 3 und § 4 SolZG) und gegebenenfalls Kirchensteuer. Gewählt ist die Pauschalierung, wenn die pauschale Lohnsteuer in der Lohnsteuer-Anmeldung steht (§ 40 Abs. 4 EStG). Dafür ist das Essen in der Sozialversicherung kein Arbeitsentgelt, wenn du es mit der Entgeltabrechnung für denselben Abrechnungszeitraum pauschal versteuerst (§ 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 und Satz 2 SvEV).

Bei Minijobs macht das einen spürbaren Unterschied. Sachbezüge zählen nach Auskunft der Minijob-Zentrale zum Verdienst, und die Grenze liegt 2026 bei 603 Euro im Monat. Verdient deine Aushilfe 580 Euro und isst jeden Monat an acht Abenden umsonst, kommen 36,56 Euro dazu, und sie liegt mit 616,56 Euro über der Grenze. Versteuerst du das Essen pauschal, ist es kein Arbeitsentgelt und zählt nicht mit.

Essen von der Karte und der Rabattfreibetrag

Nicht überall gibt es ein eigenes Personalessen, manchmal bestellt das Team von der Karte. Werden die Mahlzeiten überwiegend nicht für die Mitarbeiter zubereitet, kommt nach R 8.1 Abs. 7 Nr. 1 Satz 2 LStR auch die Bewertung nach § 8 Abs. 3 EStG in Betracht. Dann gilt der Kartenpreis abzüglich 4 Prozent, und Vorteile bis 1.080 Euro im Jahr sind steuerfrei. Isst deine Servicekraft an acht Abenden im Monat ein Gericht für 10 Euro, sind das 76,80 Euro im Monat und 921,60 Euro im Jahr, also komplett im Freibetrag.

Der Freibetrag gilt für alle Personalrabatte aus demselben Arbeitsverhältnis zusammen (R 8.2 Abs. 2 LStR). Für pauschal versteuerte Mahlzeiten gibt es ihn nicht (§ 8 Abs. 3 Satz 1 EStG). Liegen die Voraussetzungen für beides vor, darfst du bei jedem einzelnen Sachbezug zwischen Pauschalsteuer, Rabattfreibetrag und Bewertung nach § 8 Abs. 2 EStG wählen (R 8.2 Abs. 1 LStR). Das Personalessen aus dem großen Topf wird dagegen fürs Team gekocht und bleibt beim Sachbezugswert.

Personalgetränke

Getränke, die du deinem Team zum Verzehr im Betrieb umsonst oder verbilligt überlässt, sind Aufmerksamkeiten und kein Arbeitslohn (R 19.6 Abs. 2 Satz 1 LStR). Auch umsatzsteuerlich sind unentgeltliche Getränke zum Verzehr im Betrieb Aufmerksamkeiten und nicht steuerbar (Abschn. 1.8 Abs. 2 Satz 7 und Abs. 3 Satz 3 UStAE). Das Wasser in der Schicht und der Kaffee vor dem Service sind also kein Sachbezug. Die Flasche Wein zum Mitnehmen gehört nicht dazu, sie wird nicht im Betrieb getrunken. Für Speisen gilt die Regel nur bei einem außergewöhnlichen Arbeitseinsatz im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse und bis 60 Euro (R 19.6 Abs. 2 Satz 2 LStR), das tägliche Personalessen fällt nicht darunter.

Erfasse die Personalgetränke trotzdem. Sonst sieht der Schwund an der Bar größer aus, als er ist.

Umsatzsteuer auf das Personalessen

Gibst du deinem Team Essen für den privaten Bedarf umsonst, steht das umsatzsteuerlich einer Leistung gegen Entgelt gleich (§ 3 Abs. 9a Nr. 2 UStG, Abschn. 1.8 Abs. 2 UStAE). Stellst du die Mahlzeiten selbst her, darfst du aus Vereinfachungsgründen den Sachbezugswert als Bruttowert ansetzen und die Umsatzsteuer herausrechnen. Zahlt der Mitarbeiter mehr als den Sachbezugswert, gilt sein Preis (Abschn. 1.8 Abs. 8, 10 und 11 UStAE). Den Rabattfreibetrag gibt es bei der Umsatzsteuer nicht (Abschn. 1.8 Abs. 8 Satz 4 UStAE).

Offen ist der Steuersatz. Seit dem 1. Januar 2026 gelten für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen ohne Getränke 7 Prozent (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG). Der Anwendungserlass nennt für freie Verpflegung aber weiter den allgemeinen Steuersatz (Abschn. 1.8 Abs. 9 Satz 3 UStAE), und seine Beispiele rechnen mit 19 Prozent und den Werten von 2025. Das BMF-Schreiben vom 22. Dezember 2025 zum neuen Steuersatz sagt zum Personalessen nichts. In 4,57 Euro stecken bei 7 Prozent 0,30 Euro Umsatzsteuer, bei 19 Prozent 0,73 Euro. Kläre mit deinem Steuerberater, womit du rechnest.

Personalessen an der Kasse: mit Namen, nicht anonym

Tippt die Schicht das Personalessen als normalen Verkauf und gibt 100 Prozent Rabatt, ohne Namen, steht es später in denselben Zahlen wie der erlassene Nachtisch für einen verärgerten Gast. Wer was gegessen hat, weiß dann niemand mehr. Die DSFinV-K, nach der Kassendaten für die Prüfung exportiert werden, versteht unter Rabatten eine Minderung des Entgelts (Abschnitt 4.2.4). Für Sachbezüge wie Mahlzeiten sieht sie den eigenen Vorgangstyp „AVSachbezug“ vor, bei dem an der Kasse nichts bezahlt werden darf. Die Umsatzsteuer wird dabei gesondert ermittelt und gebucht, die Lohnsteuer in der Lohnbuchhaltung. Sachbezüge sind danach grundsätzlich jedem Arbeitnehmer einzeln zuzuordnen, mit Name oder Personalnummer im Bonkopf (DSFinV-K 2.4, Anhang B). Zahlt der Mitarbeiter an der Kasse etwas dazu, passt dieser Vorgangstyp nicht.

Im Lohnkonto müssen Sachbezüge einzeln bezeichnet werden, mit Abgabetag oder bei laufenden Sachbezügen dem Abgabezeitraum, dazu Abgabeort, Zuzahlung und dem um die Zuzahlung geminderten Wert (§ 4 Abs. 2 Nr. 3 LStDV). Sachbezüge nach § 8 Abs. 3 EStG werden ohne Abzug des Freibetrags eingetragen und gekennzeichnet. Pauschal versteuerte Mahlzeiten stehen in einem Sammelkonto, wenn sich die Beträge nicht ohne Weiteres je Person ermitteln lassen (§ 4 Abs. 2 Nr. 8 LStDV). Damit dein Lohnbüro sauber abrechnen kann, sollte es am Monatsende für jede Person wissen:

• Tag und Art der Mahlzeit, also Frühstück, Mittag- oder Abendessen
• bei Essen von der Karte das Gericht mit Kartenpreis
• die Zuzahlung, falls es eine gab
• welche Positionen Getränke waren, damit sie nicht als Sachbezug mitgezählt werden

Aus einem Stapel namenloser Rabattbons bekommst du das nicht mehr heraus.

Und was du selbst isst?

Isst du als Einzelunternehmer im eigenen Laden, ist das kein Sachbezug, sondern eine Entnahme. Dafür veröffentlicht das BMF Pauschbeträge. Für eine Gaststätte mit kalten und warmen Speisen sind es 2026 4.001 Euro pro Person und Jahr ohne Umsatzsteuer (BMF-Schreiben vom 23. Dezember 2025).

So hilft XoAlpha

In XoAlpha erfasst du Personalverzehr an der Kasse mit Empfänger, und ein Bericht fasst ihn für den Sachbezug zusammen. Die Lohnabrechnung selbst macht XoAlpha nicht, sie bleibt bei deinem Lohnbüro oder Steuerberater. Bei dir bleiben auch die Wahl zwischen Sachbezugswert, Rabattfreibetrag und Pauschalsteuer und die Frage, mit welchem Steuersatz du die Umsatzsteuer auf das Personalessen ermittelst und buchst.

Dieser Artikel gibt den Stand von September 2026 wieder und ersetzt keine Beratung durch Steuerberater oder Anwalt.