Ratgeber · Stand September 2026

Arbeitszeit­erfassung in der Gastronomie: was heute gilt und was geplant ist

Wer ein Restaurant oder eine Bar betreibt, muss die Arbeitszeit seiner Leute aufschreiben. Das folgt für die Gastronomie nicht erst aus dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts von 2022, sondern schon aus dem Mindestlohngesetz. Dazu kommt eine Reform des Arbeitszeitgesetzes, die noch nicht beschlossen ist.

Für die Gastronomie gilt eine eigene, strengere Regel

§ 17 Abs. 1 MiLoG verpflichtet Arbeitgeber in den Branchen, die § 2a SchwarzArbG aufzählt. Das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe steht dort unter Nummer 2. Aufzuzeichnen sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag. Für die Schicht am Freitagabend hast du also bis Ende des folgenden Freitags Zeit. Die Aufzeichnungen bewahrst du mindestens zwei Jahre auf. Die Unterlagen, die der Zoll für die Prüfung braucht, hältst du im Inland und auf Deutsch bereit (§ 17 Abs. 1 und 2 MiLoG).

Die Pflicht gilt für alle Beschäftigten, auch für Aushilfen. Die Form ist frei, Papier ist genauso zulässig wie eine elektronische Erfassung. Die genaue Lage und Dauer jeder einzelnen Pause verlangt der Zoll nicht. Du darfst auch den Dienstplan als Grundlage nehmen und nur Abweichungen nachtragen. Dann muss laut Zoll aber erkennbar sein, dass jemand die Zeiten geprüft hat, auch wenn es keine Abweichung gab.

Ausnahmen regelt § 1 MiLoDokV. Sie gelten für Beschäftigte mit einem verstetigten Monatsentgelt über 4.461 Euro brutto oder über 2.974 Euro, wenn du dieses Gehalt nachweislich für die letzten zwölf vollen Monate gezahlt hast. Ausgenommen sind außerdem Ehepartner, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers, die im Betrieb arbeiten. Die Nachweise dafür musst du bereithalten.

Seit dem 30. Dezember 2025 kann eine fehlende oder falsche Aufzeichnung bis zu 50.000 Euro Bußgeld kosten, vorher waren es bis zu 30.000 Euro (§ 21 Abs. 1 Nr. 8, Abs. 3 MiLoG).

Bei Minijobbern zählt jede Stunde

Der Mindestlohn liegt seit dem 1. Januar 2026 bei 13,90 Euro, die Minijob-Grenze bei 603 Euro im Monat. Das reicht für rund 43 Stunden. Bekommt deine Aushilfe fest 603 Euro und springt an zwei Wochenenden bis zum Schluss ein, sind schnell 48 Stunden zusammen. Dann liegt ihr Stundenlohn bei 12,56 Euro und damit unter dem Mindestlohn. Wer laufend aufzeichnet, sieht das rechtzeitig. Zum 1. Januar 2027 steigt der Mindestlohn auf 14,60 Euro, die Minijob-Grenze steigt automatisch mit.

Ausweispflicht und Sofortmeldung gehören dazu

Nach § 2a Abs. 1 SchwarzArbG muss jede Person, die in der Gastronomie arbeitet, ihren Personalausweis, Pass, Passersatz oder Ausweisersatz mitführen und dem Zoll auf Verlangen vorlegen. Der Ausweis muss nicht in der Schürze stecken. Laut Zoll gilt er aber nur als mitgeführt, wenn er unmittelbar am Ort der Prüfung eingesehen werden kann, und zwar im Original. Eine Kopie im Ordner reicht nicht.

Du als Arbeitgeber musst jeden Beschäftigten vor dem ersten Einsatz nachweislich und schriftlich auf diese Pflicht hinweisen, den Hinweis aufbewahren und bei einer Prüfung vorlegen (§ 2a Abs. 2 SchwarzArbG). Hat jemand keinen Ausweis dabei, drohen dieser Person bis zu 5.000 Euro Bußgeld. Fehlt dein Hinweis, sind es bis zu 1.000 Euro (§ 8 Abs. 2 Nr. 1 und 2, Abs. 5 SchwarzArbG). Dazu kommt die Sofortmeldung: Den Beginn einer Beschäftigung meldest du in der Gastronomie spätestens bei Arbeitsaufnahme an die Datenstelle der Rentenversicherung (§ 28a Abs. 4 SGB IV).

Worauf achtet der Zoll bei einer Kontrolle?

Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) des Zolls prüft unter anderem den Mindestlohn und die Meldepflichten zur Sozialversicherung. Nach § 3 Abs. 1 SchwarzArbG dürfen die Beamten Geschäftsräume angekündigt oder unangekündigt betreten, während dort gearbeitet wird oder geöffnet ist. Seit dem 30. Dezember 2025 gilt außerdem § 5a SchwarzArbG: Du musst dem Zoll ermöglichen, deine Unterlagen und Daten elektronisch vom Amt aus einzusehen. Auf Verlangen schickst du sie ihm elektronisch in einem maschinell auswertbaren Format, sofern dir das technisch möglich ist.

Die Schichtleitung am Samstagabend sollte deshalb wissen, wo die Zeitaufzeichnungen liegen und wie sie sich exportieren lassen.

Was das Bundesarbeitsgericht zusätzlich verlangt

Der Europäische Gerichtshof hat 2019 entschieden, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, „ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten“, mit dem die tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann (C-55/18). Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden, dass diese Pflicht über § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG in Deutschland schon gilt (1 ABR 22/21). Arbeitgeber müssen danach Beginn und Ende und damit die Dauer der täglichen Arbeitszeit erfassen, Überstunden eingeschlossen.

Elektronisch muss das nach dem BAG nicht sein, je nach Tätigkeit und Betrieb genügt Papier. Du darfst das Aufschreiben an die Beschäftigten delegieren, bleibst aber verantwortlich. Die Pflicht gilt auch für Beschäftigte, die unter die Ausnahmen der MiLoDokV fallen, etwa den Koch mit mehr als 4.461 Euro Monatsgehalt. Ob leitende Angestellte ausgenommen sind, für die das Arbeitszeitgesetz nach § 18 ArbZG nicht gilt, hat das Gericht offengelassen. Unabhängig davon verlangt § 16 Abs. 2 ArbZG, Arbeitszeit über acht Stunden am Werktag aufzuzeichnen und die Nachweise zwei Jahre aufzubewahren.

Welche Pausen und Ruhezeiten gelten?

Nach § 4 ArbZG stehen bei mehr als sechs bis zu neun Stunden Arbeit mindestens 30 Minuten Pause zu, bei mehr als neun Stunden 45 Minuten, jeweils im Voraus festgelegt. Die Pause lässt sich in Abschnitte von mindestens 15 Minuten teilen. Länger als sechs Stunden am Stück darf niemand ohne Pause arbeiten.

Viele Systeme ziehen die Pause ab einer bestimmten Schichtlänge automatisch ab. Fällt die Pause am vollen Freitagabend aus, weil der Tresen nicht leer wird, zeigt die Aufzeichnung eine kürzere Arbeitszeit als die echte. Dann korrigierst du die Zeit und planst die Pause künftig anders ein.

Zwischen zwei Schichten müssen grundsätzlich elf Stunden Ruhe liegen (§ 5 Abs. 1 ArbZG). In Gaststätten darf die Ruhezeit um bis zu eine Stunde kürzer sein, wenn du das innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen mit einer Ruhezeit von mindestens zwölf Stunden ausgleichst (§ 5 Abs. 2 ArbZG). Wer um zwei Uhr nachts die Bar abschließt, fängt also frühestens um 13 Uhr wieder an, mit Ausgleich um 12 Uhr zum Mittagsservice.

Falsch stempeln kann die Kündigung kosten

Die Kollegin steht im Stau und bittet den Kellner, sie schon mal einzustempeln. Dann steht in der Zeiterfassung Arbeitszeit, die niemand geleistet hat. Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass ein vorsätzlicher Verstoß gegen die Pflicht, die eigene Arbeitszeit korrekt zu dokumentieren, an sich ein wichtiger Grund für eine fristlose Kündigung sein kann (BAG, Urteil vom 13. Dezember 2018, 2 AZR 370/18). Ob eine Kündigung im Einzelfall hält, entscheidet die Abwägung. Sag deinem Team trotzdem klar, dass jede Person nur für sich selbst stempelt, und gib keine gemeinsamen Codes aus.

Korrekturen gehören zum Alltag, etwa wenn jemand nach dem Schließdienst das Ausstempeln vergisst. Eine manipulationssichere elektronische Aufzeichnung verlangt der Gesetzgeber ausdrücklich für die Fleischwirtschaft, für die Gastronomie nicht. Halte trotzdem bei jeder Änderung fest, wer sie wann und warum gemacht hat. Werden Zeiten nachträglich still verschoben, verliert die ganze Aufzeichnung an Wert, bei einer Prüfung genauso wie im Streit über Überstunden.

Was plant die Reform des Arbeitszeitgesetzes?

CDU, CSU und SPD haben im Koalitionsvertrag von 2025 eine wöchentliche statt einer täglichen Höchstarbeitszeit angekündigt. Die Pflicht zur elektronischen Erfassung wollen sie „unbürokratisch“ regeln, mit Übergangsregeln für kleine und mittlere Unternehmen.

Im Juni 2026 ist ein Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums vom 18. Juni bekannt geworden. Das Ministerium bezeichnete ihn als interne Arbeitsfassung, offiziell veröffentlicht hat es ihn nicht. Nach Auswertungen von Kanzleien und Fachpresse sieht er vor:

• Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit werden elektronisch und grundsätzlich am Tag der Arbeitsleistung erfasst.
• Arbeitgeber mit bis zu zehn Beschäftigten müssen weiter aufzeichnen, aber nicht elektronisch.
• Für die elektronische Pflicht gibt es Übergangsfristen: ein Jahr, zwei Jahre bei weniger als 250 und fünf Jahre bei weniger als 50 Beschäftigten.
• Eine wöchentliche Höchstarbeitszeit gibt es nur über einen Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung auf dessen Grundlage.

Der DEHOGA hat den Entwurf scharf kritisiert, weil die Flexibilisierung damit an Betrieben ohne Tarifbindung vorbeigeht, also am Großteil des Gastgewerbes. Bis zum Redaktionsschluss im September 2026 haben wir weder einen Kabinettsbeschluss noch einen Gesetzentwurf im Bundestag gefunden. Was am Ende im Gesetz steht und ab wann, ist offen.

Bis dahin gilt das bisherige Recht. Wer heute schon digital und am selben Tag erfasst, muss bei keiner der diskutierten Varianten viel umstellen.

So hilft XoAlpha

In XoAlpha stempelt jede Person am Terminal mit ihrer eigenen PIN. Auf Wunsch bestätigt sie zusätzlich per QR-Code mit dem eigenen Handy, die Uhrzeit kommt immer vom Server. Pausen werden nach Regel automatisch abgezogen oder ausdrücklich gestempelt, und jede Korrektur an einer Zeit bleibt mit Verlauf gespeichert. Verspätungen und fehlende Schichten siehst du in der Verwaltung, die Stunden gehen nach Prüfung und Genehmigung als CSV in die Lohnvorbereitung. Bei dir bleiben der schriftliche Hinweis zur Ausweispflicht, die Sofortmeldung, die Aufbewahrung deiner Unterlagen und der Blick darauf, ob Pausen wirklich genommen wurden.

Dieser Artikel gibt den Stand von September 2026 wieder und ersetzt keine Beratung durch Anwalt oder Steuerberater.