Ratgeber · Stand September 2026

Dienstplan: Wo das Arbeitsrecht deiner Planung Grenzen setzt

In der Gastronomie wird gearbeitet, wenn andere frei haben. Das Gesetz lässt Sonntagsdienste und Nachtschichten zu, verlangt dafür aber Ausgleich. Dazu kommen Regeln dafür, wie kurzfristig du Aushilfen einbestellen und einen fertigen Plan ändern darfst.

Wie weit reicht dein Weisungsrecht?

Wann jemand arbeitet, legst du nach billigem Ermessen fest, soweit Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung, Tarifvertrag oder Gesetz das nicht schon regeln (§ 106 GewO). Ist im Vertrag des Kochs die Frühschicht fest vereinbart, kannst du ihn nicht einseitig in den Spätdienst schieben.

Auf schutzwürdige familiäre Belange wie die Kinderbetreuung musst du Rücksicht nehmen, soweit keine betrieblichen Gründe oder berechtigte Belange von Kollegen entgegenstehen (BAG, Urteil vom 23. September 2004, 6 AZR 567/03). An eine Weisung, die diese Grenzen nicht wahrt, ist niemand gebunden, auch nicht vorläufig (BAG, Urteil vom 18. Oktober 2017, 10 AZR 330/16).

Eine gesetzliche Frist für den Plan fester Voll- und Teilzeitkräfte gibt es außerhalb der Arbeit auf Abruf nicht, ein Tarifvertrag kann aber eine vorsehen. Kurzfristige Änderungen sind also nicht verboten, aber angreifbar, wenn sie etwa die Kinderbetreuung übergehen.

Sicherer planst du mit einer Regel, die alle vorher kennen. Das BAG hat 2023 entschieden, dass ein Notfallsanitäter, der für den Tag schon als Springer eingeplant war, eine SMS mit Dienstbeginn und Einsatzort auch in seiner Freizeit lesen musste. Eine Betriebsvereinbarung erlaubte, den Springerdienst bis 20 Uhr am Vortag festzulegen (Urteil vom 23. August 2023, 5 AZR 349/22).

Bei vereinbarter Schichtarbeit gehören Schichtsystem, Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für Schichtänderungen in den Nachweis der Vertragsbedingungen (§ 2 Abs. 1 Satz 7 Nr. 8 NachwG). Den übergibst du spätestens am ersten Arbeitstag unterschrieben auf Papier, denn für die Gastronomie ist die Textform ausgeschlossen (§ 2 Abs. 1 Satz 6 und 9 NachwG, § 2a SchwarzArbG).

Aushilfen auf Abruf: vier Tage Vorlauf

Vereinbart ihr, dass deine Aushilfe je nach Arbeitsanfall kommt, ist das Arbeit auf Abruf (§ 12 TzBfG). Die Vereinbarung muss Wochen- und Tagesstunden festlegen. Fehlt die Wochenstundenzahl, gelten 20 Stunden als vereinbart. Fehlt die tägliche Dauer, musst du die Aushilfe jeweils mindestens drei Stunden am Stück einsetzen. Holst du sie nur für zwei Stunden Mittagsgeschäft, zahlst du laut Minijob-Zentrale trotzdem drei.

Die 20 Stunden hat das BAG bestätigt, auch für eine Abrufkraft, die in den Vorjahren deutlich mehr gearbeitet hatte (Urteil vom 18. Oktober 2023, 5 AZR 22/23). Zwanzig Wochenstunden zum Mindestlohn von 13,90 Euro ergeben gut 1.200 Euro im Monat, die Minijob-Grenze liegt 2026 bei 603 Euro. Laut Minijob-Zentrale wird die Aushilfe dann sozialversicherungspflichtig.

Vereinbarst du eine Mindeststundenzahl, darfst du höchstens 25 Prozent mehr abrufen, bei einer Höchststundenzahl höchstens 20 Prozent weniger (§ 12 Abs. 2 TzBfG). Außerdem legst du einen Zeitrahmen aus Referenztagen und -stunden fest, etwa Freitag bis Sonntag von 11 bis 23 Uhr. Zur Arbeit verpflichtet ist die Aushilfe nur, wenn du ihr die Lage der Arbeitszeit mindestens vier Tage im Voraus mitteilst und der Einsatz in diesem Rahmen liegt (§ 12 Abs. 3 TzBfG). Soll sie am Samstag kommen, sagst du es ihr spätestens am Montag. Kurzfristiger springt sie nur freiwillig ein.

Sonntage und Feiertage

An Sonn- und Feiertagen dürfen Beschäftigte grundsätzlich von 0 bis 24 Uhr nicht arbeiten (§ 9 Abs. 1 ArbZG). Gaststätten sind ausgenommen, soweit die Arbeit nicht an Werktagen erledigt werden kann (§ 10 Abs. 1 Nr. 4 ArbZG). Der Sonntagsbrunch ist gedeckt, die Inventur, die auch am Dienstag ginge, nach dem Wortlaut eher nicht.

Im Gegenzug müssen mindestens 15 Sonntage im Jahr beschäftigungsfrei bleiben (§ 11 Abs. 1 ArbZG). Auch die Aushilfe, die nur zum Brunch kommt, kann also an höchstens 37 von 52 Sonntagen arbeiten. Ein Tarifvertrag kann für Gaststätten zehn freie Sonntage genügen lassen (§ 12 Satz 1 Nr. 1 ArbZG). Wer an einem Sonntag arbeitet, bekommt einen Ersatzruhetag innerhalb von zwei Wochen, die den Sonntag einschließen. Für einen Feiertag, der auf einen Werktag fällt, sind es acht Wochen (§ 11 Abs. 3 ArbZG).

Auch die Nacht im Club zählt. Wer von Samstag 22 Uhr bis Sonntag 5 Uhr arbeitet, ist am Sonntag beschäftigt. Dieser Sonntag zählt nicht als frei und löst einen Ersatzruhetag aus, laut Arbeitsschutzverwaltung NRW unabhängig davon, wie lange am Sonntag gearbeitet wurde.

Für Feiertage hat das BAG entschieden, dass der Ersatzruhetag ein Werktag ist, an dem von 0 bis 24 Uhr nicht gearbeitet wird (Urteil vom 8. Dezember 2021, 10 AZR 641/19). Frei von 2 Uhr nachts bis 19 Uhr am Folgetag reichte dort nicht, ein ohnehin freier Werktag in der Fünf-Tage-Woche genügt. Für Sonntage dürfte dasselbe gelten, weil sich das Gericht auch auf das Wort „Tag“ stützt.

Einen Sonntagszuschlag schreibt das Arbeitszeitgesetz nicht vor. Ob einer fällig ist, hängt von Arbeits- oder Tarifvertrag ab.

Ruhezeit zwischen zwei Schichten

Nach dem Ende der täglichen Arbeitszeit brauchen Beschäftigte mindestens elf Stunden ununterbrochene Ruhe (§ 5 Abs. 1 ArbZG). Gezählt wird ab dem Ende der Arbeit, nicht ab der letzten Bestellung. Macht die Servicekraft nach dem Spätdienst bis 23:30 Uhr Abrechnung, beginnt ihr Frühstücksdienst frühestens um 10:30 Uhr.

In Gaststätten darf die Ruhezeit um bis zu eine Stunde kürzer sein, wenn du jede Kürzung innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen durch eine andere Ruhezeit von mindestens zwölf Stunden ausgleichst (§ 5 Abs. 2 ArbZG). Dann ginge es um 9:30 Uhr. Halte diesen Ausgleich im Plan fest. Wer Ruhezeit, Sonntagsruhe oder Ersatzruhetag nicht gewährt, riskiert bis zu 30.000 Euro Bußgeld (§ 22 Abs. 1 Nr. 3, 5 und 6, Abs. 2 ArbZG).

Nach einem Referentenentwurf des Arbeitsministeriums vom Juni 2026 müsste die Kürzung künftig unmittelbar ausgeglichen werden, laut Begründung gleich nach der nächsten Schicht. Das Ministerium nennt ihn eine interne Arbeitsfassung, einen Kabinettsbeschluss haben wir bis zum 24. September 2026 nicht gefunden.

Nachtarbeit

Nachtzeit ist die Zeit von 23 bis 6 Uhr, Nachtarbeit jede Arbeit, die mehr als zwei Stunden davon umfasst (§ 2 Abs. 3 und 4 ArbZG). Eine Schicht von 17 bis 1 Uhr ist demnach keine Nachtarbeit, eine bis 1:30 Uhr schon. Nachtarbeitnehmer ist, wer normalerweise Nachtarbeit in Wechselschicht leistet oder an mindestens 48 Tagen im Kalenderjahr (§ 2 Abs. 5 ArbZG). Der Barkeeper, der jeden Freitag und Samstag bis 3 Uhr bleibt, erreicht die 48 Tage nach 24 Wochen.

Seine werktägliche Arbeitszeit darf dann acht Stunden nicht überschreiten. Zehn sind nur erlaubt, wenn im Kalendermonat oder in vier Wochen im Schnitt acht Stunden nicht überschritten werden (§ 6 Abs. 2 ArbZG). Für die Stunden in der Nachtzeit steht ihm ein angemessener Zuschlag oder eine angemessene Zahl bezahlter freier Tage zu, soweit kein Tarifvertrag das regelt (§ 6 Abs. 5 ArbZG). Angemessen sind nach dem BAG in der Regel 25 Prozent auf den Bruttostundenlohn, bei Dauernachtarbeit 30 Prozent (Urteil vom 9. Dezember 2015, 10 AZR 423/14).

Jugendliche im Plan

Die Regeln hier gelten für Jugendliche von 15 bis 17 Jahren. Wer noch vollzeitschulpflichtig ist, fällt unter die strengeren Regeln für Kinder (§ 2 JArbSchG). Jugendliche arbeiten in der Regel höchstens acht Stunden am Tag und 40 in der Woche (§ 8), grundsätzlich zwischen 6 und 20 Uhr. Wer über 16 ist, darf in Gaststätten bis 22 Uhr bleiben (§ 14 Abs. 1 und 2). Beginnt die Berufsschule am nächsten Tag vor 9 Uhr, ist am Vorabend um 20 Uhr Schluss (§ 14 Abs. 4). Zwischen zwei Arbeitstagen liegen mindestens zwölf Stunden Freizeit (§ 13). Wer bis 22 Uhr bleibt, fängt also frühestens um 10 Uhr wieder an.

Sonntags dürfen Jugendliche in Gaststätten arbeiten. Frei bleiben soll aber jeder zweite Sonntag, mindestens zwei im Monat müssen es sein. Für den Sonntagsdienst stellst du sie an einem anderen berufsschulfreien Arbeitstag derselben Woche frei (§ 17 Abs. 2 und 3, § 15). An Feiertagen dürfen Jugendliche in der Gastronomie arbeiten, nicht aber am 25. Dezember, am 1. Januar, am ersten Osterfeiertag und am 1. Mai. Am 24. und 31. Dezember ist nach 14 Uhr Schluss, denn die Gastronomie-Ausnahme in § 18 Abs. 2 gilt nur für gesetzliche Feiertage. Deine Auszubildende unter 18 fehlt dir also im Silvesterservice.

Wenn es einen Betriebsrat gibt

Ein Betriebsrat bestimmt bei Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit samt Pausen und bei der Verteilung auf die Wochentage mit, ebenso bei vorübergehender Verlängerung, etwa Überstunden für ein Event (§ 87 Abs. 1 Nr. 2 und 3 BetrVG). Das betrifft auch die Frage, wer in welcher Schicht arbeitet (BAG, Beschluss vom 22. August 2017, 1 ABR 4/16).

Eilfälle sind nicht ausgenommen. Arbeitgeber und Betriebsrat müssen nach dem BAG in der Regel vorab festlegen, wie bei Abweichungen vom beschlossenen Schichtplan verfahren wird (Beschluss vom 9. Juli 2013, 1 ABR 19/12). Für die Krankheitswelle am Freitagnachmittag brauchst du also eine Vereinbarung, die schon steht.

So hilft XoAlpha

Im Planer-Modus von XoAlpha legst du Teams, Stationen und Bedarf je Schicht fest, und XoAlpha prüft auf Doppelbelegung und Unterbesetzung. Alternativ trägt sich dein Team verbindlich in offene Schichten ein, mit Mindestanzahl und Erinnerung. Teamleitungen reichen ihren Plan ein, du genehmigst und veröffentlichst, danach steht er in der Mitarbeiter-App. Die Grenzen aus Arbeitszeit- und Jugendarbeitsschutzgesetz im Plan einzuhalten, bleibt deine Aufgabe, ebenso die schriftlichen Nachweise und die Absprachen mit dem Betriebsrat.

Dieser Artikel gibt den Stand von September 2026 wieder und ersetzt keine Beratung durch Anwalt oder Steuerberater.