Ratgeber · Stand September 2026

Inventur und Wareneinsatz: Was du zählen musst und was die Zahl dir sagt

Einmal im Jahr wird gezählt, vom Fass im Keller bis zur Limette an der Bar. Für viele Betriebe ist das Pflicht, dein Steuerberater braucht das Ergebnis für den Abschluss. Für dich ist es die Grundlage für den Wareneinsatz, also dafür, was dich deine Ware wirklich gekostet hat. Bei einer Betriebsprüfung kann das Finanzamt genau von dort aus nachrechnen.

Wer eine Inventur machen muss

Nach § 240 HGB muss jeder Kaufmann für den Schluss jedes Geschäftsjahrs ein Inventar aufstellen. Darin stehen seine Vermögensgegenstände und Schulden einzeln nach Art, Menge und Wert, ermittelt durch eine körperliche Bestandsaufnahme (H 5.3 EStH).

Führst du deinen Betrieb als GmbH oder UG, gilt das immer, denn die GmbH ist Handelsgesellschaft (§ 13 Abs. 3 GmbHG). Für OHG und KG gilt dasselbe (§ 6 Abs. 1 HGB). Einzelkaufleute sind befreit, wenn sie an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen jeweils höchstens 800.000 Euro Umsatzerlöse und 80.000 Euro Jahresüberschuss hatten. Nach einer Neugründung reicht der erste Stichtag (§ 241a HGB).

Steuerlich übernimmt § 140 AO diese Pflicht. Unabhängig davon muss nach § 141 AO Bücher führen und jährlich Bestand aufnehmen, wer mehr als 800.000 Euro Umsatz im Kalenderjahr oder mehr als 80.000 Euro Gewinn im Wirtschaftsjahr hat. Es genügt, eine der beiden Grenzen zu überschreiten. Die Pflicht beginnt mit dem Wirtschaftsjahr, das auf die Mitteilung des Finanzamts folgt.

Musst du keine Bücher führen und führst auch keine, darfst du den Gewinn per Einnahmenüberschussrechnung ermitteln (§ 4 Abs. 3 EStG) und brauchst steuerlich keine Inventur. Deinen Wareneinsatz kennst du dann aber auch nicht.

Fehlt die körperliche Bestandsaufnahme oder hat das Inventar mehr als unwesentliche Mängel, gilt die Buchführung für die Finanzverwaltung als nicht ordnungsmäßig (R 5.3 Abs. 4 EStR). Dann droht eine Schätzung (§ 158 Abs. 2, § 162 Abs. 2 AO).

Wann gezählt wird

Maßgeblich ist der Schluss des Geschäftsjahrs, beim Kalenderjahr also der 31. Dezember. Im Club passt gerade dieser Tag schlecht: Um Mitternacht läuft die Silvesterparty, und am Neujahrsmorgen will niemand Flaschen zählen.

Zeitnah zum Stichtag

Du musst nicht am Stichtag selbst zählen, in der Regel reicht eine Zählung innerhalb von zehn Tagen davor oder danach (R 5.3 Abs. 1 EStR). Die Bewegungen dazwischen rechnest du anhand von Belegen oder Aufzeichnungen heraus, bei einer Zählung am 3. Januar also die Lieferungen und Verkäufe vom 1. und 2. Januar.

Verlegte Inventur

Nach § 241 Abs. 3 HGB darfst du auch an einem Tag in den letzten drei Monaten vor oder den ersten zwei Monaten nach dem Stichtag zählen. Das Ergebnis kommt in ein besonderes Inventar und wird wertmäßig auf den Stichtag fortgeschrieben oder zurückgerechnet (R 5.3 Abs. 2 EStR). Eine Eventlocation kann so im ruhigen Februar zählen statt zwischen zwei Weihnachtsfeiern.

Permanente Inventur

Steht in deinem Lagerbuch jeder Zugang und Abgang einzeln nach Tag, Art und Menge mit Beleg, kannst du den Bestand am Stichtag daraus nehmen (§ 241 Abs. 2 HGB). Gezählt wird trotzdem: jeder Bestand mindestens einmal im Wirtschaftsjahr, auch gestaffelt, aber nicht nur als Stichprobe. Danach berichtigst du das Lagerbuch. Das Protokoll unterschreiben die Zählenden mit Datum, aufbewahrt wird es zehn Jahre (H 5.3 EStH).

Der Haken bei Frischware und offenen Flaschen

Permanente und verlegte Inventur sind nicht zulässig, wo Schwund, Verdunsten, Verderb oder leichte Zerbrechlichkeit zu ins Gewicht fallenden, unkontrollierbaren Abgängen führen, außer diese lassen sich über Erfahrungssätze annähernd schätzen. Dasselbe gilt für Ware, die für deinen Betrieb besonders wertvoll ist (R 5.3 Abs. 3 EStR). Frischware in der Küche und offene Flaschen an der Bar können darunterfallen. Ob dein Lagerbuch reicht, klärst du mit deinem Steuerberater.

Was eine Flasche im Inventar wert ist

Vorräte setzt du höchstens mit den Anschaffungskosten an (§ 253 Abs. 1 HGB). Das ist der Einkaufspreis plus Nebenkosten wie Fracht, abzüglich Rabatten und Skonti, die du der Ware zuordnen kannst (§ 255 Abs. 1 HGB). Die abziehbare Vorsteuer gehört nicht dazu (§ 9b Abs. 1 EStG). Die Flasche Gin steht also mit ihrem Netto-Einkaufspreis im Inventar und nicht mit dem, was die Drinks daraus bringen.

Gleichartige Vorräte, die du zu verschiedenen Preisen gekauft hast, darfst du zu einer Gruppe zusammenfassen und mit dem gewogenen Durchschnitt bewerten (§ 240 Abs. 4 HGB). Ist Ware am Stichtag weniger wert, etwa weil sie beschädigt ist, schreibst du sie in der Handelsbilanz auf den niedrigeren Wert ab (§ 253 Abs. 4 HGB). Steuerlich ist der niedrigere Teilwert bei voraussichtlich dauernder Wertminderung ein Wahlrecht (§ 6 Abs. 1 Nr. 2 EStG), das du mit deinem Steuerberater ausübst.

Inventare bewahrst du zehn Jahre auf (§ 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO), die Zähllisten am besten gleich mit.

Wareneinsatz und Wareneinsatzquote

Der Wareneinsatz ist die Ware, die du in einem Zeitraum verbraucht hast, bewertet zu Einkaufspreisen:

Wareneinsatz = Anfangsbestand + Wareneinkauf − Endbestand

Alle Werte sind netto. Die Wareneinsatzquote setzt den Wareneinsatz ins Verhältnis zum Nettoumsatz desselben Zeitraums:

Wareneinsatzquote = Wareneinsatz ÷ Nettoumsatz × 100

Ein Rechenbeispiel für einen März mit ausgedachten Zahlen:

Für eine Monatsquote brauchst du jeden Monat einen gezählten Endbestand. Rechne Küche und Getränke getrennt, sonst verschiebt sich die Quote schon, wenn in einem Monat mehr getrunken als gegessen wird.

Vorsicht beim Vergleich mit 2025. Seit dem 1. Januar 2026 gelten für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen ohne Befristung 7 Prozent Umsatzsteuer, für Getränke weiter 19 Prozent (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG). Hast du die Speisepreise brutto nicht geändert, bleibt dir netto mehr, und die Küchenquote sinkt, obwohl in der Küche alles gleich blieb.

Personalessen, Freigetränke und das, was du als Inhaber selbst isst und trinkst, verbrauchen Ware, ohne dass ein Verkauf dagegensteht. Erfass sie gesondert, sonst sehen sie in der Quote aus wie Schwund. Für die eigenen Entnahmen kannst du 2026 in Gaststätten mit kalten und warmen Speisen pauschal 4.001 Euro je Person und Jahr ohne Umsatzsteuer ansetzen (BMF-Schreiben vom 23. Dezember 2025).

Einen amtlichen Zielwert für die Quote gibt es nicht. Die Richtsatzsammlung des BMF enthält für Gaststätten Rahmensätze für den Rohgewinn, also Umsatz minus Wareneinsatz, an denen die Finanzverwaltung verprobt. Bei formell ordnungsmäßiger Buchführung reicht eine Abweichung davon allein aber in der Regel nicht für eine Schätzung (Richtsatzsammlung 2025, Vorbemerkungen Nr. 1). Vergleich dich lieber mit deinen eigenen Monaten und Jahren.

Schwund und Bruch erfassen

Die Inventur zeigt, dass etwas fehlt, aber nicht, warum. Schreib deshalb jeden Abgang ohne Verkauf auf, wenn er passiert, von der zerbrochenen Flasche bis zum Drink aufs Haus, mit Artikel, Menge, Grund und Namen.

Was sonst passiert, zeigt ein Urteil des Bundesfinanzhofs vom 18. Juni 2025 (X R 19/21). Eine Hamburger Diskothek hatte ihre Einnahmen aus bis zu fünf offenen Ladenkassen nur auf Zetteln notiert. Der Prüfer rechnete aus Eingangsrechnungen und Getränkekarte hoch, welchen Umsatz die gelieferten Getränke hätten bringen können, erklärt waren knapp 43 Prozent davon. Für Schankverluste, Personal- und Freigetränke hatte der Betreiber keine Unterlagen, der Prüfer zog pauschal 10 Prozent ab. Für solche Freigetränke trägt nach dem BFH der Betreiber die Feststellungslast. Eine Nachkalkulation aus dem Wareneinsatz hält das Gericht in der Regel für zuverlässiger als den Vergleich mit fremden Betrieben. Eine Diskothek ließ sich nach dem Urteil keiner Gewerbeklasse der Richtsatzsammlung zuordnen, und an der Sammlung in ihrer bisherigen Form hat das Gericht erhebliche Zweifel. Der Fall ging zurück an das Finanzgericht.

Soll gegen Ist: Rezepturen

Mit Rezepturen findest du Schwund Artikel für Artikel. Der Soll-Verbrauch ist die Zahl der verkauften Portionen mal der Menge laut Rezeptur. Den Ist-Verbrauch rechnest du wie den Wareneinsatz, nur in Litern oder Kilo.

Ein ausgedachtes Beispiel: Laut Kasse gingen im März 200 Gin Tonic raus, die Rezeptur sieht 4 cl Gin vor. Soll sind 8,0 Liter. Am Monatsanfang standen sechs Flaschen à 0,7 Liter im Lager, zwölf kamen dazu, fünf waren am Ende übrig. Ist sind 9,1 Liter. Eine Flasche ist als Bruch erfasst, bleiben 0,4 Liter ohne Erklärung, also zehn Gin Tonic. Dahinter kann großzügiges Einschenken stecken, ein nicht gebuchter Drink, eine falsch erfasste Lieferung oder ein Zählfehler.

Das klappt nur, wenn die Rezeptur dem entspricht, was hinter der Bar passiert. Im Hamburger Fall wäre es nach dem BFH zulasten des Betreibers gegangen, wenn er seine tatsächlich verwendeten Cocktailrezepturen nicht mehr hätte vorlegen können. Änderst du eine Rezeptur, heb die alte Fassung mit Datum auf.

So hilft XoAlpha

Hat ein Artikel in XoAlpha eine Rezeptur, bucht jeder Verkauf an der Kasse die Zutaten darüber ab, auch bei Varianten und Extras. Die Flasche führst du im Lager, die Milliliter in der Rezeptur. Gezählt wird per Barcode auf Handy oder Tablet oder direkt an der Kasse, Zählung und Gesamtbestand exportierst du als Excel oder PDF. Verluste wie Bruch schreibst du im Lager ab, sie stehen dann im Journal. Berichte zeigen Verbrauch, Inventur und Schwund. Zählen und aufbewahren musst du selbst. Inventurverfahren und Bewertung klärst du mit deinem Steuerberater.

Dieser Artikel gibt den Stand von September 2026 wieder und ersetzt keine Beratung durch Steuerberater oder Anwalt.