Ratgeber · Stand September 2026

Vom Z-Bericht zum Buchungs­stapel: Was dein Steuerberater aus der Kasse braucht

Spätestens zur Umsatzsteuer-Voranmeldung will dein Steuerberater die Kassendaten. Gehen die Z-Berichte als PDF oder Foto in die Kanzlei, tippt dort jemand die Tagesumsätze ab. Ein DATEV-Export spart das, hilft aber nur, wenn darin steht, was die Buchhaltung braucht, und wenn die Zahlen zur Kasse passen.

Die Kasse zeichnet auf, die Buchhaltung bucht

Deine Kasse erfasst jeden Verkauf einzeln. Das verlangt § 146 Abs. 1 AO, und danach sind Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich festzuhalten. Die GoBD nennen die Kasseneinzelaufzeichnungen als Beispiel für ein Vorsystem der Buchführung (Rz. 52). Das Buchhaltungsprogramm hat für Bargeschäfte keine Grundaufzeichnungsfunktion. Dort landen nur die Einnahmen und Ausgaben aus Kasse, Kassenbuch oder Kassenbericht, gegebenenfalls täglich saldiert (AEAO zu § 146a Nr. 1.5.3).

Dein Steuerberater kann deshalb mit Tagessummen statt mit einzelnen Bons arbeiten, solange die Einzeldaten in der Kasse erhalten bleiben (GoBD Rz. 99). Die GoBD beanstanden dann auch nicht, wenn die Tagessummen bis zum Ende des Folgemonats gebucht werden (Rz. 87).

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung kann früher drängen. Lag deine Umsatzsteuer im Vorjahr über 9.000 Euro, meldest du monatlich, sonst vierteljährlich, jeweils bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Monats oder Quartals (§ 18 Abs. 1 und 2 UStG). Mit Dauerfristverlängerung hast du auf Antrag einen Monat mehr Zeit, als Monatsmelder gegen eine Sondervorauszahlung (§§ 46 und 47 UStDV).

Was beim Steuerberater ankommen muss

Umsätze getrennt nach Steuersatz

Nach § 22 Abs. 2 Nr. 1 UStG musst du aufzeichnen, wie sich deine Umsätze auf die Steuersätze verteilen. Seit dem 1. Januar 2026 gilt für Speisen in Restaurant und Catering unbefristet der ermäßigte Satz von 7 Prozent, Getränke bleiben bei 19 Prozent (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG). Burger und Cola sind damit zwei Steuersätze auf einem Bon.

Heikel sind Pauschalpreise. Bietet deine Eventlocation ein Buffet mit Getränken zum Festpreis pro Person an, muss der Preis aufgeteilt werden. Die Finanzverwaltung beanstandet nicht, wenn du dafür 30 Prozent des Pauschalpreises den Getränken zuordnest (UStAE 10.1 Abs. 12). Leg solche Angebote in der Kasse so an, dass die Aufteilung schon auf dem Bon steht.

Bar und Karte getrennt

Nach den GoBD verstößt es in der Regel gegen die Grundsätze der Wahrheit und Klarheit, bare und unbare Geschäftsvorfälle nicht getrennt zu buchen (Rz. 55). Kartenumsätze dürfen kurz im Kassenbuch stehen, wenn sie gekennzeichnet sind, gleich danach auf ein eigenes Konto umgetragen werden und die Kasse kassensturzfähig bleibt. Im Export gehören die Barumsätze deshalb auf das Kassenkonto und die Kartenumsätze auf ein eigenes Konto, etwa ein Verrechnungskonto, auf dem später die Auszahlung deines Zahlungsdienstleisters ankommt.

Trinkgeld und Geld ohne Umsatz

Trinkgeld, das Gäste freiwillig dem Service geben, gehört umsatzsteuerlich nicht zu deinem Entgelt. Ein Bedienungszuschlag dagegen schon, auch wenn das Personal ihn behält. Trinkgeld an dich als Inhaber gehört ebenfalls dazu, wenn es mit deiner Leistung zusammenhängt (UStAE 10.1 Abs. 5). Zahlt der Gast das Trinkgeld mit der Rechnung per Karte, landet es trotzdem auf deinem Konto. Zahlst du es abends bar an dein Team aus, verlässt es deine Kasse. Für beide Bewegungen sieht die DSFinV-K den Geschäftsvorfall „TrinkgeldAN“ vor. Wird das Trinkgeld nicht so erfasst, landet es entweder im Umsatz, oder beim Zählen fehlt das ausgezahlte Bargeld.

Auch ohne Verkauf bewegt sich Geld. Morgens legst du Wechselgeld ein, nachts bringt jemand die Einnahmen in den Safe oder zur Bank, und ab und zu nimmst du privat etwas heraus. Der Anwendungserlass nennt solche Vorgänge als Geschäftsvorfälle in Kassensystemen (AEAO zu § 146a Nr. 1.10.2). Umsatzsteuer fällt darauf nicht an (DSFinV-K), für den Kassenbestand zählen sie aber. Dein Steuerberater braucht sie, im Buchungsstapel oder über das Kassenbuch.

Zur Orientierung die Standardkonten aus den DATEV-Kontenrahmen für 2026. Welche Konten tatsächlich bebucht werden, bestimmt dein Steuerberater.

Der Abgleich mit dem Z-Bericht

Der Z-Bericht ist der Tagesabschluss deiner Kasse. Bevor ein Tag in den Export geht, muss er dazu passen, in der Summe und aufgeteilt nach Steuersatz und Zahlart. Nach der DSFinV-K bildet der Kassenabschluss den gezählten Bargeldbestand rechnerisch ab und verbindet die Einzeldaten mit der Tagessumme, die gebucht wird. Zählst du abends mehr oder weniger Bargeld, als die Kasse ausweist, hast du eine Kassendifferenz. Sie muss im Kassenbuch oder in anderen Aufzeichnungen dokumentiert werden. Wie sie steuerlich zu behandeln ist, hängt vom Einzelfall ab und ist Sache deines Steuerberaters (DSFinV-K, Geschäftsvorfall „DifferenzSollIst“).

Findest du einen Fehler, korrigierst du ihn an der Quelle, in der Kasse per Storno und neuer Buchung oder in der Kontenzuordnung, nicht von Hand in der Exportdatei. Die GoBD nennen es ausdrücklich unzulässig, Daten aus einem Kassensystem in ein Office-Programm zu exportieren, dort ohne Protokoll zu ändern und wieder einzuspielen (Rz. 109). Das gilt auch für Tageswerte, die jemand vor dem DATEV-Import in einer Tabelle „noch schnell glattzieht“, denn die Ordnungsvorschriften gelten bis in die Buchhaltung (Rz. 84).

Brauchst du neben der Kasse ein Kassenbuch?

Ein Kassenbuch als eigenes Heft oder Programm schreibt das Gesetz nicht ausdrücklich vor, Grundaufzeichnungen sind nach den GoBD an kein bestimmtes System gebunden (Rz. 86). Es kommt darauf an, dass jede Bargeldbewegung täglich festgehalten wird. Bucht dein Team jede Einlage und Entnahme in der Kasse, kann sie das leisten. Nimmst du aber 80 Euro aus der Schublade, um den Getränkelieferanten bar zu bezahlen, und das steht nirgends in der Kasse, brauchst du eine zweite tägliche Aufzeichnung, also ein Kassenbuch. Ob dein Steuerberater zusätzlich eins sehen will, klärst du mit ihm.

Jede Buchung braucht einen Beleg (GoBD Rz. 61 und 82). Gibt es keinen fremden Beleg, etwa wenn du Wechselgeld aus dem Safe holst, schreibst du einen Eigenbeleg. Bargeld kann nicht unter null fallen. Zeigt dein Kassenbuch an einem Tag rechnerisch einen negativen Bestand, fehlt eine Einnahme oder Einlage, oder eine Ausgabe steht am falschen Tag.

Festschreibung: Ab wann nichts mehr geändert wird

§ 146 Abs. 4 AO verbietet, eine Buchung so zu ändern, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Fehler werden deshalb storniert und neu gebucht (GoBD Rz. 93). Die GoBD verlangen, dass erkennbar ist, ab wann eine Buchung festgeschrieben ist, also nur noch mit Protokoll verändert werden kann (Rz. 85).

Im DATEV-Buchungsstapel steht im Kopf der Datei, ob der Stapel beim Import festgeschrieben wird, Standard ist die Festschreibung. Auf Dauer offen bleiben darf er nicht. Die GoBD nennen es unzulässig, Stapelbuchungen bis zum Jahresabschluss offen zu halten (Rz. 109).

Die Sachkontenlänge im Dateikopf muss zu den Einstellungen deines Mandanten in DATEV passen, und DATEV empfiehlt eine eigene Datei pro Buchungsperiode. Nutzen Kasse und Buchhaltung unterschiedliche Nummern, brauchst du eine Zuordnungstabelle (GoBD Rz. 97).

Eingangsrechnungen laufen getrennt

Der Kassenexport bildet deine Verkäufe ab. Die Rechnungen von Getränkehändler und Großmarkt gehören nicht hinein, und für den Vorsteuerabzug braucht dein Steuerberater jede einzelne (§ 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG). Seit 2025 dürfen Lieferanten in Deutschland dir E-Rechnungen ohne deine Zustimmung schicken, und du musst sie empfangen können. Ein eigenes E-Mail-Postfach nur dafür brauchst du nicht (§ 14 Abs. 1 UStG, UStAE 14.1 Abs. 4 und 5). Papierrechnungen und, wenn du zustimmst, PDF-Rechnungen bleiben für Umsätze bis Ende 2026 erlaubt, bei Lieferanten mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz bis Ende 2027 (§ 27 Abs. 38 UStG). Rechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag dürfen immer als sonstige Rechnung kommen, also auch auf Papier (§ 33 UStDV).

Eine E-Rechnung bewahrst du in dem Format auf, in dem sie gekommen ist. Nach den GoBD genügt der strukturierte Teil, den PDF-Teil einer ZUGFeRD-Rechnung brauchst du nur, wenn er zusätzliche oder abweichende steuerlich wichtige Angaben enthält, etwa Buchungsvermerke (Rz. 119 und 131). Rechnungen sind Buchungsbelege und acht Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 und Abs. 3 AO).

Vor dem ersten Export klären

• Kontenrahmen, Berater- und Mandantennummer, Sachkontenlänge und Beginn des Wirtschaftsjahres.
• Die Konten je Steuersatz und Zahlart, auch für Trinkgeld, Geldtransit und Kassendifferenzen.
• Ob der Stapel beim Import festgeschrieben wird oder dein Steuerberater erst prüft.
• Bis wann er die Daten jedes Monats braucht.
• Wie Kassenbuch und Eingangsrechnungen zu ihm kommen.

Was beim Steuerberater bleibt

Der Export erspart das Abtippen, die übrige Buchhaltung bleibt: der Abgleich der Kartenumsätze mit Auszahlungen und Gebühren, die Umsatzsteuer-Voranmeldung und der Jahresabschluss. Das erledigt die Kanzlei, soweit du sie damit beauftragt hast. Die Verantwortung für eine ordnungsgemäße Buchführung bleibt bei dir, auch wenn du sie an eine Kanzlei auslagerst (GoBD Rz. 21).

So hilft XoAlpha

XoAlpha bucht jeden abgeschlossenen Kassentag und prüft die Tagesbuchung cent-genau gegen den Z-Bericht, bevor sie in den Export geht. Jede Buchung siehst du in einem Probelauf, bevor du sie festschreibst, und abgeschlossene, noch nicht gebuchte Tage zeigt dir das System an. Der DATEV-Buchungsstapel enthält die Tagesumsätze je Zahlart und Steuersatz, Stornos und den Kassenüberschuss, derzeit mit SKR03, SKR04 folgt. Einlagen und Entnahmen führst du getrennt davon im Kassenbuch mit Beleg, Eingangsrechnungen mit Umsatzsteuer je Satz, Fälligkeit und Datei. Jahresabschluss, Steuererklärungen und die rechtsverbindliche Buchführung bleiben bei dir und deinem Steuerberater.

Dieser Artikel gibt den Stand von September 2026 wieder und ersetzt keine Beratung durch Steuerberater oder Anwalt.